Um E-Mails mittels E-Mail Client vom Server abzurufen gibt es, neben den Hosted Exchange Varianten ActiveSync, MAPI, EWS, in den „normalen“ E-Mail Paketen (z.B. bei ESTUGO) die beiden Standardprotokolle POP3 und IMAP(4). Doch was ist eigentlich der Unterschied und wofür sollte ich was nutzen?
POP3
Bei einem POP-Konto werden die E-Mails vom Server heruntergeladen und in der Regel anschließend gelöscht. Die E-Mails werden somit auf der eigenen Festplatte des Computers abgelegt. Dies ist z.B. sinnvoll wenn man sehr große und viele E-Mails empfängt, jedoch nur wenig Speicherplatz zur Verfügung hat. Des weiteren können E-Mails auf der Festplatte archiviert und zur schnellen Analyse bereitgestellt werden. Dies ist zum Beispiel auch dann sinnvoll wenn man extrem viele E-Mails hat, da es sein kann, dass das E-Mailpostfach langsamer wird, sobald sich mehrere tausend E-Mails auf dem Server befinden.
IMAP
Mitunter liest man auch den neuen Standard IMAP4.
Bei einem IMAP-Konto verbleiben die E-Mails auf dem Server. Dies ist sinnvoll wenn man von mehreren Geräten (z.B. Computer und Handys) auf das selbe Postfach zugreifen will. Somit zeigt jedes Gerät den selben Stand an, da sich die E-Mails auf dem Server befinden. Mann muss jedoch den Speicherplatz berücksichtigten. Es kann schnell passieren, dass der gebuchte Webspace überschritten ist.