Das Versenden großer Dateien per E-Mail ist oft frustrierend: Die Datei ist zu groß, der Anhang wird blockiert oder der Empfänger traut dem Link nicht. Klassische E-Mail-Anhänge sind meist auf 20 bis 25 MB begrenzt – darunter Gmail mit 25 MB und Outlook mit 20 MB. Was also tun, wenn Sie größere Dateien verschicken möchten?
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen sieben sichere und einfache Methoden, mit denen Sie große Dateien zuverlässig per E-Mail oder Freigabe-Link übertragen können – ob privat oder geschäftlich.
Warum klassische E-Mail-Anhänge aus der Zeit gefallen sind
E-Mail wurde ursprünglich für den Versand von kurzen Nachrichten und kleinen Anhängen entwickelt. Große Datenmengen bringen dieses System schnell an seine Grenzen – nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch. Wenn jemand versehentlich eine 80-MB-Datei verschickt, kann das beim Empfänger das komplette Postfach blockieren oder die Zustellung verhindern. Dazu kommen Sicherheitsbedenken: Unverschlüsselte Anhänge können abgefangen, verändert oder missbraucht werden. Aus diesem Grund gehen immer mehr Nutzer dazu über, große Dateien über externe Dienste oder sichere Links bereitzustellen. Das ist nicht nur zuverlässiger, sondern oft auch komfortabler – sowohl für Sender als auch für Empfänger.
Die besten Methoden zum sicheren Versand großer Dateien
1. Dateiübertragungsdienste nutzen
Dienste wie WeTransfer ermöglichen den Versand großer Dateien über einen temporären Download-Link. Einfach Datei hochladen, Link generieren und per E-Mail versenden.
- WeTransfer – 2 GB kostenlos
- Send Anywhere – 10 GB, ohne Anmeldung
- FileMail – 5 GB, Link bleibt 7 Tage gültig
- Smash – keine feste Größenbeschränkung
Vorteile: Kein Postfach wird belastet, große Dateien schnell übertragbar.
Achtung für Unternehmen: Viele dieser Dienste speichern Daten auf Servern außerhalb der EU – nicht DSGVO-konform ohne AV-Vertrag.
2. Cloud-Speicher mit Link-Freigabe
Cloud-Dienste bieten Speicherplatz und Freigabelinks zum Teilen großer Dateien:
- Google Drive – 15 GB kostenlos
- Dropbox – 2 GB kostenlos
- Strato HiDrive Share – deutscher Anbieter
Vorteile: Dateien jederzeit aktualisierbar. DSGVO-Konformität hängt vom Anbieter ab – deutsche Anbieter sind im Vorteil.
Tipp: Unternehmen sollten nur Anbieter mit AV-Vertrag und Serverstandort in der EU nutzen.
3. Dateien komprimieren
Wenn die Datei knapp zu groß ist, hilft Komprimierung:
- ZIP-Archiv: Windows/macOS bieten Komprimierung per Rechtsklick
- 7-Zip oder WinRAR für stärkere Komprimierung
Vorteil: Spart bis zu 70 % Speicherplatz (je nach Dateityp)
4. Verschlüsselte Dienste mit Passwortschutz
Für sensible Daten ist Sicherheit entscheidend:
- Tresorit Send – 5 GB, Ende-zu-Ende-verschlüsselt
- Cryptshare – Business-Lösung mit AV-Vertrag
- DRACOON – ISO-zertifiziert, DSGVO-konform
Vorteile: Hohe Sicherheit für vertrauliche Dateien – ideal für Unternehmen, Kanzleien oder medizinische Daten.
5. Eigene Nextcloud-Instanz
Für Unternehmen mit technischer Expertise ist eine eigene Nextcloud-Instanz ideal:
- Volle Datenkontrolle und DSGVO-Konformität
- Umfangreiche Freigabeoptionen & Passwortschutz
Nachteil: Einrichtung & Wartung erfordern technisches Know-how
Was beim Versand vertraulicher Daten wirklich zählt
Wenn sensible oder personenbezogene Daten verschickt werden, reicht es nicht, „irgendeinen“ Dienst zu verwenden. Hier spielen Sicherheit, Verschlüsselung, aber auch Vertrauen in die Plattform eine zentrale Rolle. Die DSGVO verlangt von Unternehmen, personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen – und das gilt natürlich auch beim Dateiversand. Dienste wie Tresorit Send oder DRACOON bieten eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und ermöglichen optional einen Passwortschutz. Besonders in der geschäftlichen Kommunikation lohnt es sich, auf professionelle Lösungen zu setzen, die Daten nicht nur schnell, sondern auch sicher und nachvollziehbar übermitteln.
DSGVO & Unternehmen: Was Sie beachten müssen
Beim Versand personenbezogener Daten gelten besondere Pflichten:
- Nur DSGVO-konforme Anbieter mit Servern in der EU nutzen
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) abschließen
- Keine Nutzung von Gratisdiensten wie WeTransfer oder Dropbox Free ohne AV-Vertrag
DSGVO-konforme Alternativen: Cryptshare, DRACOON, Strato HiDrive Share, eigene Nextcloud-Instanz
Wenn der Empfänger nicht klickt – Vertrauen durch Transparenz schaffen
Selbst die sicherste Methode bringt nichts, wenn der Empfänger dem Link nicht vertraut. Gerade im geschäftlichen Umfeld ist die Angst vor Phishing oder Malware groß – zurecht. Deshalb ist Kommunikation das A und O: Erklären Sie im E-Mail-Text genau, was sich hinter dem Link verbirgt, wie lange er gültig ist und von welchem seriösen Anbieter er stammt. Bei besonders sensiblen Daten hilft auch der separate Versand des Passworts – etwa per SMS oder Telefon. Wenn Sie regelmäßig große Dateien versenden, empfiehlt es sich, einen einheitlichen, wiedererkennbaren Weg zu etablieren, z. B. über Ihre eigene Domain oder Hosting-Lösung mit Branding.
Was passiert mit meinen Daten nach dem Upload?
Das hängt vom Anbieter ab. Viele Dienste löschen Dateien automatisch nach einer gewissen Zeit:
- Smash: bis zu 14 Tage
- FileMail: 7 Tage
- WeTransfer: 7 Tage (kostenlos), Pro-Version mit erweiterten Optionen
- Dropbox / Google Drive: Dateien bleiben gespeichert, bis man sie selbst löscht
Die bessere Lösung: Eigene Hosting-Infrastruktur statt Cloud-Abhängigkeit
Gerade Unternehmen sollten nicht von Drittanbietern wie WeTransfer oder Dropbox abhängig sein. Wer Webspace oder Shop-Hosting nutzt – z. B. von ESTUGO – hat oft bereits alle nötigen Werkzeuge an Bord: einen zuverlässigen Webspace, eigene E-Mail-Postfächer und die Möglichkeit, Download-Links über die eigene Domain zu verschicken. Das stärkt nicht nur das Vertrauen, sondern ist auch in Sachen DSGVO einfacher zu kontrollieren. Eine selbstgehostete Lösung bedeutet: Sie bestimmen, wo die Daten liegen, wie lange sie abrufbar sind – und haben im Zweifel einen persönlichen Ansprechpartner, wenn’s drauf ankommt.
Vergleichstabelle: Methoden im Überblick
| Methode | Max. Größe | Sicherheit | DSGVO-konform? | Eignung |
|---|---|---|---|---|
| WeTransfer | 2 GB (Free) | Mittel | ❌ Nein | Schneller, einmaliger Versand |
| Send Anywhere | 10 GB | Mittel | ❌ Nein | Große Dateien spontan |
| FileMail | 5 GB | Optional | ❌ Nein | Einmaliger Versand |
| Smash | unbegrenzt | Optional | ❌ Nein | Flexible Übertragung |
| Google Drive | 15 GB | Optional | ❌* Nein | Dauerhafte Speicherung |
| Dropbox | 2 GB (Free) | Optional | ❌* Nein | Teamarbeit & Kollaboration |
| Tresorit Send | 5 GB | Sehr hoch | ✅ Ja | Vertrauliche Dokumente |
| Cryptshare | Business | Hoch | ✅ Ja | Unternehmen |
| Strato HiDrive Share | je nach Tarif | Hoch | ✅ Ja | DSGVO-konforme Freigabe |
| Nextcloud (eigen) | beliebig | Sehr hoch | ✅ Ja | Firmen mit IT-Know-how |
Fazit: Große Dateien versenden – schnell, sicher und rechtskonform
Der Versand großer Dateien per E-Mail ist heute keine Frage mehr des „Ob“, sondern des „Wie“. Klassische E-Mail-Anhänge stoßen schnell an technische und rechtliche Grenzen. Mit den vorgestellten Methoden können Sie Ihre Dateien sicher, effizient und DSGVO-konform übermitteln – egal ob privat oder im Unternehmen.
Besonders im Business-Kontext ist es entscheidend, nicht nur auf praktische, sondern auch auf rechtliche Aspekte wie Datenschutz und Vertraulichkeit zu achten. Verlassen Sie sich daher auf professionelle, vertrauenswürdige Lösungen, die Ihre Daten schützen und gleichzeitig den Workflow erleichtern.
Unser Tipp: Nutzen Sie sichere Hosting- und E-Mail-Lösungen mit deutschem Serverstandort und persönlichem Support – wie bei ESTUGO. So behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten und können sich darauf verlassen, dass alles rechtskonform abläuft.
Probieren Sie es aus und machen Sie Schluss mit den Limits und Unsicherheiten beim Dateiversand!
FAQ
Wie groß darf eine Datei für den E-Mail-Versand maximal sein?
Die meisten E-Mail-Anbieter begrenzen Anhänge auf 20–25 MB. Für größere Dateien sind alternative Methoden notwendig.
Was ist die sicherste Methode, um große Dateien zu versenden?
Für vertrauliche Daten empfehlen sich verschlüsselte Dienste wie Tresorit Send oder Business-Lösungen wie Cryptshare.
Was passiert mit meinen Daten nach dem Hochladen?
Die meisten Dienste löschen Dateien automatisch nach 7–30 Tagen. Prüfen Sie die Datenschutzrichtlinien vorab.
Kann ich als Unternehmen einfach WeTransfer nutzen?
Nein – WeTransfer ist ohne AV-Vertrag nicht DSGVO-konform. Für geschäftliche Daten sollten Sie DSGVO-sichere Alternativen nutzen.
Wie verhindere ich, dass mein Empfänger den Link nicht anklickt?
Nutzen Sie bekannte Dienste und erläutern Sie im Text, was der Link enthält. Passwörter separat senden.