Gerade wenn es um Ecommerce geht, ist Kommunikation ein sehr wichtiger Faktor. Ebenso wichtig und nicht zu vernachlässigen ist der Support und die Beratung Ihrer Kunden. Dies kann zum einen per Telefon erfolgen und zum anderen natürlich auch per E-Mail. Wo ein Kunde Sie telefonisch im besten Fall sofort oder mit kurzer Wartezeit, persönlich erreichen kann, stellt es sich bei E-Mails deutlich komplizierter dar.
Grundsätzlich gilt: bloß nicht zu lange warten, gerade wenn es um Geschäftliche E-Mails geht. Der Arbeitsalltag birgt einige Gefahren was die Beantwortung von E-Mails betrifft. Im laufe eines Tages voller Termine, Zeitdruck und Aufgaben kann es leicht dazu kommen, das man eine E-Mail bzw. deren Beantwortung schnell vergisst. Daher besser sofort antworten, bevor man vergisst zu antworten. Spätestens jedoch am nächsten Werktag sollte man die E-Mail dann beantwortet haben.
Brauchen Sie mehr Zeit zur Beantwortung, bietet es sich an dies kurz zu erklären. Schreiben Sie eine kurze Nachricht und geben Sie bescheid, dass Sie die E-Mail zur Kenntnis genommen haben und sich melden werden. Optimal ist hier eine Zeit zu nennen, z.B. Sie können bis Mittwoch 12 Uhr mit meiner Rückmeldung rechnen. Antwortet man dann auch noch vor dem besagten Zeitpunkt, freut sich der Empfänger, da es noch ein bisschen schneller geklappt hat. Sinnvoll ist es auch zu erklären, weshalb Sie mehr Zeit benötigen. Sagen oder besser gesagt, schreiben Sie dem Empfänger, weshalb es länger dauert.
Wie schnell antworten Sie?
Was ist Ihrer Meinung nach in Sachen Reaktionszeit bei E-Mail Anfragen angebracht? Beantworten Sie jede E-Mail sofort nach Eingang bzw. so schnell wie es irgendwie möglich ist oder reagieren Sie „einfach“ innerhalb von X Stunden oder Minuten? Machen Sie Unterschiede bei Supportanfragen und anderen E-Mails?
