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E-Mail-Archivierung für Onlinehändler

E-Mail-Archivierung für Onlinehändler (Symbolbild). Foto: © Sashkin – Adobe Stock
E-Mail-Archivierung für Onlinehändler (Symbolbild). Foto: © Sashkin – Adobe Stock

Auch Jahre nach der Einführung der Pflicht zur revisionssicheren Archivierung von E-Mails gibt es noch immer Unsicherheiten und Missverständnisse hinsichtlich der E-Mail-Archivierung für Onlinehändler. So reicht es zum Beispiel nicht aus, wenn Sie lediglich Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen archivieren. Ebenso wenig werden Sie der gesetzlichen Anforderung gerecht, wenn Sie Ihre E-Mails exportieren und auf einer Festplatte oder DVD sichern oder gar ausdrucken und abheften. Auch ein Weiterleiten an ein externes Postfach und dortiges Speichern von E-Mails entspricht nicht den gesetzlichen Anforderungen. In diesen Fällen können Sie nämlich nicht gewährleisten, dass zuvor keine E-Mails gelöscht oder verändert wurden.

Alternativen zu einer professionellen E-Mail-Archivierung gibt es bislang keine. Wie Sie eine rechtssichere E-Mail-Archivierung unkompliziert und vor allem ohne hohe Kosten realisieren können, erfahren Sie hier.

E-Mail-Archivierung – darum geht’s in Kurzform

Die Pflicht zur E-Mail-Archivierung betrifft jedes Unternehmen, auch Onlinehändler. Was genau ist aber damit gemeint?

  • Gesetzliche Pflicht für Unternehmen laut der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), Kapitel 3.1–3.2.5. Das Dokument dazu erhalten Sie beim Bundesministerium der Finanzen als Download.
  • Jede Form der geschäftlichen Korrespondenz (Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge etc.) muss archiviert werden.
  • Ausdrucke, Datensicherungen und Weiterleitungen von E-Mails werden nicht als Archivierung anerkannt.
  • Eine Umsetzung ohne eigene Hardware ist möglich.
  • Vermeidung von Strafen durch professionelle Archivierungslösungen

E-Mail-Archivierung – wer ist betroffen?

Das Thema Archivierung ist mit einigen Irrtümern verbunden. Ein häufiger Irrtum ist, dass die E-Mail-Archivierung nur für Konzerne und große Unternehmen Pflicht sei. Die Pflicht zur Archivierung ist jedoch nicht an die Größe von Unternehmen gekoppelt. Selbstverständlich gilt die Pflicht zur E-Mail-Archivierung auch für Onlinehändler! Sogar Klein- und Einzelunternehmen unterliegen den GoBD-Anforderungen und müssen ihre E-Mail-Daten revisionssicher aufbewahren. Entscheidend für die Archivierungspflicht ist, dass eine Gewinnerzielungsabsicht vorhanden ist. Im Fall einer Steuerprüfung kann eine fehlende Archivierung von E-Mails einiges an (vermeidbarem) Ärger mit sich bringen.

Die Grundlage – weshalb Unternehmen E-Mails archivieren müssen

Das Gesetz schreibt vor: Jede Form der geschäftlichen Korrespondenz (Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge) muss archiviert werden. Viele von diesen geschäftlichen Vorgängen werden inzwischen mittels E-Mails erledigt. Genau daraus ergibt sich die Notwendigkeit der rechtssicheren und somit revisionssicheren Aufbewahrung (Kriterien vgl. GoBD Kapitel 3.1–3.2.5).

Sie müssen also E-Mails archivieren, deren Inhalte eine geschäftliche oder steuerliche Relevanz haben. Dazu zählen unter anderem:

  • Buchungsbelege
  • Geschäfts- oder Handelsbriefe
  • Handelsbücher
  • Jahresabschlüsse
  • Inventare
  • Lageberichte
  • Bilanzen
  • Dokumente bzgl. der Organisation
  • Arbeitsanweisungen
  • Geschäftsabschlüsse
  • Änderungen des Auftrags
  • alle sonstigen Mail-Inhalte, die steuerlich oder geschäftlich relevant sind

Wie lange die entsprechenden E-Mails laut Gesetz von der Archivierung erfasst sein müssen, variiert. Um auf der sicheren Seite zu sein, speichern viele Unternehmen pauschal alle E-Mails mit geschäftlichen Daten grundsätzlich für 10 Jahre.

Ohne großen Aufwand E-Mail-Archivierung für Onlinehändler realisieren

Gerade wenn Zeit und Kapazitäten für die E-Mail-Archivierung knapp sind, dann ist eine zuverlässige und leicht verständliche Lösung Gold wert. Glücklicherweise gibt es inzwischen gute und vor allem auch kostengünstige Möglichkeiten, um der Archivierungspflicht gerecht werden zu können. Die Kosten bewegen sich dabei zwischen 4,50 und 15 Euro pro Monat und Archiv. Bevor Sie jedoch das günstigste Angebot buchen, sollten Sie sich genau informieren. Denn Archiv ist nicht gleich Archiv.

So gibt es Anbieter, die zum Beispiel 5 GB Archivgröße im Vertrag inkludieren. Dabei handelt es sich um eine kleine Menge, die schnell überschritten sein wird. In diesem Fall werden dann zusätzliche Gebühren fällig und die können es in sich haben (z.B. ab 0,50 pro GB/Monat).

ESTUGO hat hier einen anderen Ansatz gewählt und bietet ein Archiv mit 25 GB Inklusivspeicher an. Jedes weitere GB Speicherplatz wird mit 3,50 EUR pro Jahr berechnet (entspricht 0,29 Euro/Monat).

Die E-Mail-Archivierung für Onlinehändler, die ESTUGO anbietet, fertigt automatisch Kopien von ein- und ausgehenden E-Mails an. Diese Kopien werden anschließend unverändert und unveränderbar auf dem Server gespeichert.

Die E-Mail-Archivierung geschieht somit völlig automatisch und ohne, dass Sie eine zusätzliche Umleitung einrichten müssen. Voraussetzung für die Nutzung des rechtskonformen E-Mail-Archivs ist die Umstellung Ihrer E-Mails auf eine Hosted Exchange Lösung.

Stay positive – die Vorteile für Unternehmen

In erster Linie reden wir hier von einer gesetzlichen Pflicht, die mit Aufwand (Einrichtung) sowie Kosten für die Bereitstellung und Nutzung einhergeht. Doch Jammern hilft nicht, und bei näherem Hinsehen bietet die E-Mail-Archivierung durchaus auch Vorteile für Onlinehändler. Dazu gehören:

  • schnelleres Suchen und Finden von E-Mails
  • Einhalten von Datenschutzrichtlinien
  • Entlastung für den Mailserver
  • keine Notwendigkeit, am Jahresende Rechnungen erneut anzufordern
  • Schutz vor Datenverlust, z.B. versehentlich gelöschter E-Mails

Und dies sind nur einige der Vorteile, die eine E-Mail-Archivierung mit sich bringt! Finden Sie also für sich die passende Lösung. Wenn Sie spezifische Fragen haben, wenden Sie sich am besten an unseren Kundendienst, an Ihren Datenschutzbeauftragten oder die Steuerkanzlei Ihres Vertrauens.

Fazit zum Thema E-Mail-Archivierung für Onlinehändler

Erfahrungsgemäß ist das Thema E-Mail-Archivierung für Onlinehändler eine besondere Herausforderung. Oft reichen nicht die Ressourcen aus, um sich eingehend zu beschäftigen. Dienstleister wie ESTUGO unterstützen Sie dabei, Ihr Unternehmen abzusichern und konform zu den Anforderungen aufzustellen. Das ist weder zeitaufwändig noch besonders teuer.

Inzwischen gibt es längst günstige Möglichkeiten, um die Pflicht der E-Mail-Archivierung zu erfüllen. Entweder entscheiden Sie sich für einen Service (das Produkt wird gewartet und funktionstüchtig zur Verfügung gestellt) oder Sie kaufen eine entsprechende Software-Lizenz, setzen einen Server auf und kümmern sich selbst um Software und Server-Updates. Wo am Ende eine entsprechende Archivierungslösung gebucht wird, bleibt dabei Ihnen überlassen. (Wobei wir uns natürlich durchaus freuen, wenn die Wahl auf ESTUGO fällt, Sie auf dem Weg zur rechtssicheren Archivierung Ihrer E-Mails für Onlineshops zu begleiten.)

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