Heute lässt sich schnell ein eigener Onlineshop starten. Der Aufwand, um einen eigenen Onlineshop zu starten, ist nicht groß. Einfach eine Shopsoftware aussuchen, Hosting Anbieter finden und schnell noch eine passende Domain registrieren. Soweit so gut, doch was ist, wenn man feststellt, dass man den Shop nicht mehr weiter betreiben will?
In der Theorie kann man Domain und Shop aufgeben, den Hosting-Vertrag kündigen und fertig. Ganz so einfach ist es in der Praxis allerdings nicht. Denn es gibt noch das Thema Steuern.
Eine Warnung vorab: Wer seinen Onlineshop aufgeben will, muss einige Faktoren unbedingt bedenken.
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Sie wollen Ihren Onlineshop aufgeben? Das müssen Sie wissen!
Gleich vorweg – Sie sollten auf keinen Fall einfach alles kündigen und die Shopsoftware löschen. Auch wenn Sie den Shop nicht mehr weiter betreiben wollen, kann es auch nach Jahren noch Anfragen vom Finanzamt geben.
Sie müssen daher im Vorfeld sicherstellen, dass Sie auch nach 6 oder 10 Jahren bestimmte Daten zur Verfügung stellen können. Doch welche Daten sind das und wie können Sie diese über Jahre hinweg aufbewahren?
Daten, die relevant sein könnten
- Bestellungen, die über den Shop generiert wurden
- Bestellungen, die Sie selbst gemacht haben (Einkauf)
- Kosten, die Sie hatten (Verträge etc.)
- E-Mails (Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge)
Wie können diese Daten aufbewahrt werden?
In Sachen Shopsoftware empfiehlt es sich, das jeweilige System zu sichern. Von einem „einfachen“ Datenbank-Export ist aus Sicherheitsgründen allerdings abzuraten. Wenn einige Jahre vergehen, ist nicht sichergestellt, dass sich die Datenbank auch mit einer neueren Version der Software wieder nutzen lässt.
Aus diesem Grund ist es sinnvoll, das gesamte Shopsystem zu sichern, und zwar so, dass es bei Bedarf komplett wiederhergestellt werden kann. Damit können Sie im Fall der Fälle genau nachweisen, wie viele Bestellungen über den Onlineshop generiert wurden.
Ihre eigenen Bestellungen und Verträge müssen Sie sowieso 6 oder 10 Jahre aufbewahren. Dies kann teilweise in Papierform erfolgen. Alles, was jedoch digital passiert ist, muss ebenso aufbewahrt werden. In diesem Bereich ist eine E-Mail-Archivierung unumgänglich.
Diese Archivierung muss auch nach der Aufgabe des Onlineshops fortgeführt werden, und zwar so lange, wie Sie die Daten gesetzlich vorhalten müssen (6 bis 10 Jahre).
Wer es versäumt hat, rechtzeitig für eine E-Mail-Archivierung zu sorgen, wäre gut beraten, zumindest die E-Mails zu sichern. Auch hier gilt: Vorsicht ist besser als Nachsicht. Denn nur weil man ein Backup oder einen Export von E-Mails gemacht hat, heißt das noch lange nicht, dass sich diese im Ernstfall auch problemlos wieder einspielen lassen.
Prüfen Sie daher im Vorfeld, ob und wie Sie die E-Mails im Ernstfall wiederherstellen können. Wenn Sie eine Sicherung über ein bestimmtes E-Mail-Programm machen, sichern Sie am besten auch das Programm in der Version, in der das Backup gemacht wurde.
Onlineshop aufgeben: Wie kann ich am besten vorgehen?
Die Kurzversion lautet: Am besten sichern Sie nicht nur die Shop-Datenbank, sondern das gesamte Shopsystem. Dokumente wie Belege, Rechnungen und Verträge lassen sich ganz einfach in Aktenordnern archivieren.
Diese können bei Bedarf auch in Kisten gelagert werden. Digitale Nachweise und E-Mails gehören seit 2017 in eine revisionssichere E-Mail-Archivierung. Diese muss auch nach dem Einstellen des Onlineshops für einen bestimmten Zeitraum weitergeführt werden.
Vorsicht ohne E-Mail-Archivierung
Gibt es keine E-Mail-Archivierung, können Sie lediglich Schadensbegrenzung betreiben. Sichern Sie daher alle E-Mails, die einen Bezug zu Ihrem Onlineshop bzw. Ihrem Onlinegeschäft haben. Stellen Sie sicher, dass sich die Sicherungen im Bedarfsfall auch wiederherstellen lassen.
Am besten sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie Ihr Geschäft oder Ihren Onlineshop endgültig aufgeben. Was Sie auf gar keinen Fall tun sollten: Das Hosting kündigen und alle Daten einfach löschen lassen.
