Über E-Mail Archivierung kursieren viele Informationen. Manche sind hilfreich, andere falsch. Fatal werden kann dies, wenn es um die Steuererklärung oder rechtliche Streitigkeiten geht. Deswegen führen wir Ihnen hier einmal die meist verbreiteten Irrtümer zur E-Mail Archivierung auf!
E-Mail Daten aufzubewahren, gehört in der Regel nicht gerade zu den Lieblingsaufgaben im Unternehmen, ist aber spätestens seit 2017 Pflicht. Da etliche Vorgänge im Geschäft mittlerweile über Mails ablaufen, kommt es hier leicht zu Verwirrungen. Umso besser ist es, die populärsten Irrtümer zur E-Mail Aufbewahrung zu kennen, um sie gleich zu vermeiden. Wir klären Sie auf!
E-Mail Archivierung: Diese Denkfehler sollten Sie vermeiden!
- Nur Rechnungen müssen für die Steuererklärung archiviert werden.
Irrtum, da laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) Unternehmen dazu verpflichtet sind, sämtliche Geschäftsprozesse zu archivieren. Natürlich gehört hierzu jede das Geschäft betreffende Rechnung, jedoch auch alle anderen Mails mit geschäftlicher Relevanz. Hierzu zählen beispielsweise Absprachen zum Gehalt der Mitarbeiter, Dokumente zu den Finanzen, Antworten zur Auftragserteilung etc. Ausgenommen sind Mails, die lediglich als Transportmittel, z. B. eines PDF-Dokuments dienen, kostenlos gesendete Spam Mails und Newsletter. - E-Mails haben keinen Beweiswert, brauchen hierfür also nicht archiviert werden.
Irrtum, da ihnen als Beweismittel vor Gericht eine Bedeutung als Objekt des Augenscheins zukommt. Eine vorgelegte Mail unterliegt vor Gericht der freien Beweiswürdigung. Hierzu sollten E-Mails mit einem aktuell gültigen Signaturschlüssel signiert werden. - Nur Konzerne müssen ihre Mails archivieren.
Irrtum, da die Pflicht zur Archivierung nicht an die Größe vom Unternehmen gekoppelt ist. Entscheidend ist, dass eine Gewinnerzielungsabsicht vorhanden ist. Auch Klein- und Einzelunternehmen unterliegen also den GoBD Anforderungen und müssen ihre E-Mail Daten aufbewahren. - Durch Verschlüsselung von E-Mails funktioniert die Archivierungslösung nicht mehr.
Irrtum, da dies durch einen kleinen Griff behoben werden kann. Man schaltet ein Proxy dazwischen. Hierdurch können Mails verschlüsselt archiviert werden und bleiben dabei indexiert. - Signaturschlüssel brauchen nicht archiviert werden.
Irrtum, da man diese zum Entschlüsseln alter Mails durchaus noch benötigt. - Durch Backups sind die Anforderungen zur Archivierung der E-Mail Daten erfüllt.
Irrtum, da zwischen den Backups zu viele Daten verändert werden. Daher sind Backups nicht rechtssicher. Jedoch fungieren Backups als Ergänzung zur Archivierungslösung, weshalb auch sie ihre Berechtigung haben. - Zu archivierende Mails können doch einfach auf der Festplatte abgespeichert werden.
Irrtum, da hierbei nicht die Anforderungen der GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-geschützter Buchführungssysteme) eingehalten werden. Diese implizieren unter anderem, dass E-Mails revisionssicher indexiert, umgehend auswertbar und jeder Zeit verfügbar sind. - Der E-Mail Server übernimmt die Archivierung.
Irrtum, da Unternehmen zur E-Mail Aufbewahrung weitaus komplexere Lösungen benötigen, als ein E-Mail Server sie erfüllt. Diese müssen untersuchbar, fälschungssicher sowie manipulations- und diebstahlgeschützt sein. - E-Mails sollte man ausdrucken und abheften.
Irrtum, da man eine Mail durch deren Ausdruck kopiert und konvertiert. Ein geschäftliches Dokument muss aber im Original archiviert werden, in diesem Falle also als digitale E-Mail. Ob die eMail beim Mailstore Server oder einer anderen Cloud oder Software abgespeichert wird, bleibt jedem Unternehmen dabei selbst überlassen. - Mit einer technischen Lösung ist man rechtlich auf der sicheren Seite.
Irrtum, da hierzu noch mehr erforderlich ist. Mit technischen Lösungen wie von ESTUGO automatisieren Unternehmen die Archivierung von E-Mails, was den Prozess erheblich sichert und vereinfacht. Doch dann ist man nicht automatisch revisionssicher. Die Automatisierung stellt hierzu jedoch eine wichtige Grundlage dar. Zur Erfüllung der GoBD Anforderungen muss vonseiten des Unternehmens noch ein organisatorischer Ablaufplan erstellt und in einer Verfahrensdokumentation festgehalten werden. Hierin wird angegeben, was wie für wie lange aufbewahrt wird. - Durch E-Mail Archivierung verletzt man den Datenschutz.
Irrtum, da bei richtiger Archivierung der Datenschutz gewahrt wird. Entscheidend ist, dass personenbezogene Daten, zum Beispiel private Mails der Mitarbeiter oder abgelehnte Bewerbungsschreiben nicht archiviert werden. Durch regelbasiertes Löschen, was private und persönliche Mails betrifft, können Sie den Datenschutz während der Archivierung einhalten. Dies sollte regelmäßig dann erfolgen, wenn der Zweck der Verarbeitung nicht mehr gegeben ist.
Fazit: E-Mail Archivierung Irrtümer
Bei der E-Mail Archivierung sollten Unternehmen und deren Mitarbeiter die darüber kursierenden Irrtümer kennen und diese gleich vermeiden. Wird die Archivierung auf dem ESTUGO oder Mailstore Server mit entsprechender Software von Beginn an sinnvoll abgewickelt, bleiben später unangenehme Nachfragen der Steuerprüfung oder Ärger mit dem Gesetz erspart. Valide Antworten, z. B. zur Verträglichkeit von Software mit dem GoBD und mehr, kann natürlich nur ein spezialisierter Rechtsexperte geben.
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