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Was es bei der E-Mail Archivierung für Unternehmen zu beachten gibt

Unbezahlte Werbung: Während Sie eigene private Mails behandeln können, wie Sie möchten, sind Sie im Unternehmen gesetzlich zur E-Mail Archivierung bzw. dem Löschen bestimmter Mails verpflichtet. Was hier zu beachten ist, erfahren Sie im Artikel.

E-Mail Archivierung

Während Ihrer Tätigkeit für ein Unternehmen sind Sie nicht frei, was die Archivierung sowie das Löschen von Mails angeht. Es bestehen gesetzliche Vorgaben, welche Sie zur Archivierung bestimmter Mails verpflichten – wegen der Comliance-Pflicht, aus steuerrechtlichen und buchhalterischen Gründen. Hingegen müssen andere Mails gelöscht werden, um Persönlichkeitsrechte zu schützen. Wir sagen Ihnen, welche Anforderungen beim Archivieren / Löschen inmitten der Mail Flut auf Sie zukommen.

 

E-Mail Archivierung: Diese Gesetze sind für sie wichtig

Vernachlässigt ein Unternehmen seine Pflicht zu archivieren, drohen steuerrechtliche Konsequenzen und andere Strafen. Die Mail stellt heutzutage oft den einzigen Nachweis über geschäftliche Kommunikation, Rechnungen und Weiteres dar. Die Daten werden z. T. auf keinem Server mehr gespeichert und bei der Masse kann sie sich kein Mitarbeiter merken. Dass die Nachrichten archiviert werden, ist letztendlich auch in Ihrem eigenen Sinne. Kommt es beispielsweise zu Streitigkeiten wegen dem Gehalt, können Sie dadurch die relevanten Nachweise über die Einhaltung bzw. Nicht-Einhaltung von Abmachungen erbringen. Auch Ihre Persönlichkeitsrechte werden durch das Löschen bestimmter Nachrichten geschützt.

Bei der E-Mail-Speicherung sind das Handelsgesetzbuch, die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD sowie die Abgabenordnung maßgebend. In einigen Fällen kommen noch das Bundesdatenschutz- sowie Telekommunikationsgesetz und der Sarbanes-Oxley-Act hinzu. Auch noch andere Gesetze können je nach Fall greifen.

 

E-Mail Archivierung: Diese Mailinhalte müssen Sie speichern oder löschen

Gespeichert werden müssen grundsätzlich Mails, deren Inhalte eine geschäftliche oder steuerliche Relevanz haben. Dazu zählen z. B.:

  • Buchungsbelege
  • Empfangene und wiedergegebene Geschäfts- oder Handelsbriefe
  • Handelsbücher
  • Jahresabschlüsse
  • Inventare
  • Lageberichte
  • Bilanzen, z. B. zu Finanzen
  • Dokumente bzgl. der Organisation
  • Arbeitsanweisungen
  • Geschäftsabschlüsse
  • Änderungen des Auftrags
  • Alle sonstigen Mailinhalte, welche steuerlich oder geschäftlich relevant sind

Gelöscht werden müssen hingegen z. B.:

  • private Mails der Mitarbeiter
  • Mails, zu deren Archivierung ein Mitarbeiter nicht ausdrücklich zugestimmt hat
  • Bewerberdaten

Achten Sie beim Speichern auf folgende Kriterien:

  • Originalität / Unveränderter Inhalt
  • Vollständigkeit
  • Auffindbarkeit
  • Verfügbarkeit über den gesamten Archivierungszeitraum
  • Nachvollziehbarkeit
  • Maschinelle Auswertbarkeit
  • Richtigkeit, auch zeitlich
  • Sicherheit, z. B. manipulationssicher
  • Ordnung

Wie lange die entsprechenden Mails laut Gesetz von der Archivierung erfasst sein müssen, variiert. Um auf der sicheren Seite zu sein, speichern viele Unternehmen alle Mails mit geschäftlichen Daten grundsätzlich für 10 Jahre. In einer Cloud kann dies sogar kostenlos geschehen und der Server vom Unternehmen wird geschont. Des Weiteren können Sie hierfür auch einen speziellen Mail Server nutzen, z. B. MailStore. Gemäß dem GoBD, DSGVO und anderen Verordnungen werden die Mails für Sie bei MailStore sicher abgespeichert. Auch weitere Services liefert MailStore. Somit können Dokument Management Systeme wie MailStore im Arbeitsalltag eine echte Erleichterung sein.

Fazit: E-Mail Archivierung

Bei der Archivierung und dem Löschen von Mails kann es kniffelig werden, denn die Rechtslage ist nicht ganz unkompliziert. Als Unternehmer sollten Sie ihre Mitarbeiter ggf. schulen, damit es hier nicht zu Versäumnissen kommt. Die Software ist schnell erklärt und es spart Ihnen unter Umständen eine Menge Ärger.

Archivieren Sie lieber etwas zu viel, als dass Ihnen nachher ein entscheidender Nachweis fehlt. Auch Persönlichkeitsrechte müssen geschützt werden, was am Ende des Tages in unser aller Sinne ist. Letztendliche Rechtssicherheit und verbindliche Antworten kann Ihnen hier nur ein Rechtsexperte geben. Speziell auf die E-Mail Archivierung ausgerichtete Software kann Ihnen ebenfalls eine Hilfe sein.

Wer nicht archiviert begibt sich in Gefahr. ESTUGO bietet daher eine einfache und günstige Lösung für die E-Mail Archivierung an. Details finden Sie auf unserer Seite zur E-Mail Archivierung.

*Dieser Blogbeitrag enthält unbezahlte Werbung durch Nennung und Verlinkung.

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