Kennen Sie das? Der gesamte Bürotisch liegt voller Papiere. Rechnungen, Dokumente, Lohnscheine, etc…alles ausgedruckt und auf Papier gebracht. Schon lange mache ich mir Gedanken darüber, wie ich mein Büro Papierfreier gestalten kann.
Ich habe eine Menge sehr informativer Blogs und Beiträge zu dem Thema gelesen und auch eine Vielzahl an Vorschlägen bereits umgesetzt… und trotzdem. Manche „Papiere“ lassen sich nicht alternativ bearbeiten.
Zu meinen guten Gründen, wie ich finde, gehörten natürlich zu dem ökologischen Aspekt, auch der praktikable Aspekt. Viele Unterlagen können schneller bearbeitet, geteilt, abgelegt werden, wenn Sie digital sind. Mein Büro wäre viel aufgeräumter ohne Aktenablagen, Aktenschränke und eben Akten. Zu dem wäre da der wirtschaftliche Aspekt, die Kosten für Papier, Drucker, Hefter, Klammern, Schränke, Briefmarken und Versandumschläge können eine enormes Sparpotential sein.
Die Sicherheit unserer Daten (und natürlich die des Kunden) wäre gesicherter. Der Verlust von Unterlagen durch Schäden wie Wasser, Feuer oder einfach nur Schmutz kann reduziert werden, wenn alle Unterlagen digital hinterlegt sind. Zudem kann schneller auf die Daten zugegriffen werden, wenn Kundenanfragen gestellt werden.
Warum geht es trotzdem nicht?
Mein kleiner Notizblock! Jeden Tag ist er in Benutzung, obwohl auch alles über den Rechner in einer Notiz verfasst werden könnte. Denkblockaden.. meine Kreativität ist gehemmt ohne Papier. Ich brauche das Gefühl mit meinen Händen etwas geschafft zu haben (schreiben) und den Gedanken für die „Ewigkeit“ hinterlegt zu haben.
Auch wenn das Papier nach fünf Minuten in den Papierkorb wandert, hat es meine Gedanken beflügelt und mit jedem Buchstaben folgte eine neue Idee. Ich fühle mich konzentrierter, ohne einen hellen Bildschirm als Grundlage und mit einem farbigen Stift in der Hand. Mein Manko!
Was ich jedoch bereits gut umsetzten konnte und damit auf viel Papier verzichten konnte, sind E-Mails. Der Versand von Post ist auf ein Minimum gesunken. Der Mailverkehr ist schnell, unkompliziert, gut ablegbar und zu jedem Zeitpunkt genau nachvollziehbar.
Ein unschlagbares Bürotool. Zum Versand per Mail gehören auch längst unsere Faxe. Scannen und per Mail versenden ist schnell, Kosten sparend und ebenfalls organisatorisch ein Traum. Und das viel genutzte Online Banking. Egal ob es regnet oder schneit, mein Bankgeschäfte vom Tisch aus sind einfach und schnell. Doch nicht nur Technik kann helfen Papier zu sparen.
Oft drucken und schreiben wir unnötig. Wenn wir uns zuerst Gedanken mach und anschließend drucken oder eine Niederschrift anlegen, kann nicht nur Papier, sondern oft auch Zeit gespart werden. Die Papiere die dennoch anfallen, können in wieder verwendbaren Ordnern und Mappen gelagert werden.
Es muss nicht immer ein neuer Ordner für 4 Blatt Papier her. Oft können Dokumente zusammen abgelegt werden, wenn Sie ein gutes Register anlegen. Handtücher, statt Papiertücher sind auch ein guter Anfang.
Der gerettete Regenwald ganz vorne an und ich in einem nachhaltigen Unternehmen. Der Gedanke gefällt mir. Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz, nicht zu vernachlässigen. Ich bleibe dabei… Mein Büro wird nach und nach „Papierfreier“.
