Bestellbestätigungen, Versandbenachrichtigungen, Rechnungen per E-Mail – das sind keine Nebensache, das ist der direkte Draht zu Ihrem Kunden. Und genau dieser Draht ist in vielen Onlineshops schlechter als er sein müsste. Nicht weil das Shopsystem schlecht ist, nicht weil die E-Mail-Adresse falsch ist – sondern weil eine einzige Einstellung im Backend nie angefasst wurde.
Bei ESTUGO melden sich Shopbetreiber regelmäßig mit dem gleichen Thema: Kunden bekommen keine Bestätigungsmail, Versandhinweise kommen nicht an, und der Shopbetreiber selbst bekommt davon oft zunächst gar nichts mit. Kein Hinweis und keine Fehlermeldung. Der Auftrag läuft, aber beim Kunden kommt nichts an. Wenn wir uns dann gemeinsam die Einstellungen anschauen, ist die Ursache fast immer dieselbe.
Was Ihr Shop nach der Installation tut – ohne dass Sie es merken
Gambio GX, JTL-Shop, WooCommerce, Shopware, PrestaShop, modified Shop – sie alle haben eines gemeinsam: Nach der Installation versenden sie E-Mails standardmäßig über den lokalen Maildienst des Servers, oft bekannt unter dem Namen Sendmail. Das ist kein Fehler, sondern ein Ausgangszustand. Der Shop nutzt eine interne Schnittstelle des Servers, schickt die Mail los – fertig.
Keine Authentifizierung, kein eigenes Postfach, kein Absendernachweis. Die Mail verlässt den Server, und was danach mit ihr passiert bleibt allzu oft ungewiss. Das ist natürlich gar nicht optimal.
Warum Sendmail keine gute Wahl ist
Wenn eine E-Mail über Sendmail abgeschickt wird, läuft die Kommunikation zunächst komplett lokal ab. Der Server schickt die Mail an sich selbst und gibt sie dann an einen externen Mailserver weiter. Spätestens dort wird es problematisch.
Empfangende Mailserver – also die von Gmail, GMX, web.de, Outlook oder dem Mailserver Ihres Kunden – prüfen eingehende Mails heute sehr genau. Sie schauen, ob der Absender zur sendenden Domain passt, ob ein gültiger SPF-Eintrag vorliegt, ob die Mail per DKIM signiert ist. Eine Mail, die vom Webserver ohne eigenes Postfach und ohne diese Nachweise kommt, besteht diese Prüfung häufig nicht. Sie landet im Spam – oder wird gar nicht erst zugestellt.
Was das so unangenehm macht: Sendmail liefert keine Rückmeldung ans Shopsystem. Es gibt keinen Bounce (Mailer Daemon), keine Fehlermeldung. Der Shopbetreiber erfährt davon in der Regel erst dann, wenn sich ein Kunde meldet und fragt, warum er nichts bekommen hat. Genau DAS allerdings können Sie sich ersparen indem Sie die Shop Mails über SMTP versenden.
Was SMTP anders macht
SMTP steht für Simple Mail Transfer Protocol und ist der Weg, auf dem E-Mails seit Jahrzehnten zuverlässig übertragen werden – mit Authentifizierung, mit einem echten Absender-Postfach und mit dem Absendernachweis, den moderne Mailserver erwarten.
Wer im Shop ein SMTP-Konto hinterlegt – zum Beispiel bestellungen@ihr-shop.de – verschickt Mails über einen authentifizierten Mailserver. Dieser Server kennt die Absender-Domain, ist berechtigt in ihrem Namen zu senden, und kann SPF sowie DKIM korrekt einhalten.
Die Zustellchancen steigen damit deutlich.
Und wenn eine Mail doch nicht ankommt, gibt es eine entsprechende Rückmeldung an das Absender Postfach – einen Bounce (oder Mailer Daemon), den man lesen und auf den man reagieren kann. Man weiß, was passiert. Das ist mit Sendmail schlicht nicht möglich.
Und keine Sorge, selbst wenn Sie im ersten Moment mit einer Fehlermeldung nichts anfangen können, dann haben Sie ja ESTUGO. Schicken Sie die Meldung einfach an uns, damit wir gemeinsam mit Ihnen Licht ins Dunkel bringen können. Das sind Dinge die meist keine 5 Minuten dauern, versprochen!
Auch wichtig: SPF, DKIM und DMARC
SPF, DKIM und DMARC sind DNS-Einträge, die dafür sorgen, dass Ihre E-Mails als vertrauenswürdig eingestuft werden. SPF legt fest, welche Server berechtigt sind, Mails im Namen Ihrer Domain zu verschicken. DKIM versieht jede ausgehende Mail mit einer digitalen Signatur, anhand derer der Empfänger prüfen kann, dass die Mail tatsächlich von Ihnen stammt und unterwegs nicht verändert wurde. DMARC baut darauf auf und gibt empfangenden Mailservern eine klare Anweisung, was mit Mails geschehen soll, die diese Prüfungen nicht bestehen.
Fehlen diese Einträge oder sind sie falsch gesetzt, haben Ihre Shop Nachrichten ein deutlich höheres Risiko als Spam eingestuft zu werden – selbst wenn SMTP bereits korrekt eingerichtet ist.
Für ESTUGO-Kunden ist das kein zusätzlicher Aufwand. Wir richten SPF, DKIM und DMARC für Sie ein – Sie müssen sich lediglich bei uns melden. Ein Anruf oder eine kurze Mail genügt. Detaillierte Erklärungen finden Sie außerdem auf howsting.de, der Wissensdatenbank von ESTUGO.
Wo die Einstellung im Shop zu finden ist
SMTP zu hinterlegen ist in keinem der gängigen Systeme aufwendig. Es braucht vier Angaben: Servername, Port, Benutzername und Passwort – und einen einmaligen Gang in die Systemeinstellungen.
Gambio E-Mail Einstellungen
In Gambio GX finden Sie die E-Mail-Optionen ab Version GX4 direkt unter Einstellungen → System. In älteren Versionen war der Weg über das Menü „Kunden“ → „E-Mail-Optionen“. Die Transportmethode wird dort von „sendmail“ auf „SMTP“ umgestellt, der Postausgangsserver eingetragen und die Zugangsdaten des E-Mail-Postfachs hinterlegt. Eine bebilderte Anleitung finden Sie hier: Gambio E-Mail-Einstellungen
Shopware E-Mail Einstellungen
In Shopware geht der Weg über Einstellungen → Mailer. Wer dort „Lokaler E-Mail-Agent“ voreingestellt sieht, hat genau den Sendmail-Weg vor sich. Hier wird auf SMTP umgestellt, Host, Port 465 und Verschlüsselungsmethode TLS eingetragen sowie Benutzername und Passwort hinterlegt. Die passende Anleitung: Shopware SMTP einrichten
WooCommerce E-Mail Einstellungen
In WooCommerce übernimmt diese Aufgabe ein Plugin, da WordPress selbst keine native SMTP-Konfiguration mitbringt. Das Plugin WP Mail SMTP ist dafür weit verbreitet und fügt die entsprechenden Felder direkt im WordPress-Backend ein.
JTL-Shop E-Mail Einstellungen
In JTL-Shop führt der Weg über die Shop-Konfiguration im Backend, wo unter den E-Mail-Einstellungen zwischen PHP-Mail (entspricht Sendmail) und SMTP gewählt werden kann.
PrestaShop E-Mail Einstellungen
In PrestaShop liegt die Einstellung unter Erweiterte Einstellungen → E-Mail. PrestaShop hat dabei eine Besonderheit: Der Shop nutzt beim Versand nicht automatisch den DKIM-Schlüssel des SMTP-Servers, sondern benötigt einen eigenen. Das ist ein Punkt, bei dem es sich lohnt kurz mit dem Hoster zu sprechen. Die Anleitung dazu: PrestaShop SMTP-Einstellungen
Modified Shop E-Mail Einstellungen
Beim modified Shop führt der Weg über Konfiguration → E-Mail-Optionen, wo SMTP-Server, Benutzername und Passwort des sendenden Postfachs eingetragen werden. Anleitung: modified Shop E-Mail-Einstellungen
Die Zugangsdaten für den SMTP-Server bekommt man beim Hosting-Anbieter bzw. werden diese beim Erstellen der E-Mail Konten im Hosting Control Panel angezeigt. Dort kann man diese für gewöhnlich auch ändern (z.B. das Kennwort). Wer sein Hosting bei ESTUGO hat, kann diese Daten direkt im Support erfragen (Posteingangsserver, Postausgangsserver), das dauert keine fünf Minuten. Ihr E-Mail Kennwort ist allerdings nur Ihnen bekannt. Haben Sie dieses vergessen, müssen Sie es lediglich zurücksetzen.
Was das mit dem Hoster zu tun hat
Damit SMTP, SPF, DKIM und DMARC sauber zusammenspielen, muss der Hoster die richtigen Strukturen bereitstellen – und erreichbar sein, wenn Fragen auftauchen. Wer das von seinem aktuellen Hoster nicht kennt, weiß, wie das läuft: Tickets, die tagelang liegen bleiben, und am Ende sucht man selbst nach einer Lösung.
Wer bei ESTUGO anruft, landet direkt beim Adminteam. Kein Callcenter, keine Warteschleife. Anfragen, die bis 17 Uhr eingehen (freitags bis 15 Uhr), werden noch am selben Tag beantwortet. Wir richten SPF, DKIM und DMARC auf Wunsch ein, und wer zu uns wechselt, bekommt den Umzug komplett abgenommen – inklusive der E-Mails, die sich per IMAP-Migrationstool vom alten Anbieter direkt mitnehmen lassen.
Wer das erst testen möchte: ESTUGO lässt sich 30 Tage lang unverbindlich und kostenlos ausprobieren – der Tarif endet danach automatisch, ohne Kündigung. Wer anschließend wechselt, kann mit der aktuellen Wechselaktion bis zu 9 Monate Hosting sparen und bekommt einen Spamfilter sowie ein SSL-Zertifikat jeweils für 12 Monate kostenlos dazu.
Fazit: Für den Shop lieber SMTP verwenden
Sendmail ist kein Bug – es ist einfach nicht das richtige Werkzeug für einen Onlineshop, der täglich Bestellbestätigungen, Rechnungen und Versandmails verschickt. Die Zustellquote ist schlechter, Fehler bleiben unsichtbar, und wenn etwas schiefläuft, erfährt man es zuletzt. SMTP lässt sich einmalig einrichten und macht genau das verlässlich, was ein Shop täglich braucht: dass Mails ankommen.
