In der digitalen Welt sind E-Mails oft das Herzstück der Geschäftskommunikation. Aber wussten Sie, dass das bloße Aufbewahren von E-Mails auf Ihrem Server oder in Ihrem Postfach nicht ausreicht, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden? In diesem Artikel erklären wir die Grundlagen der E-Mail-Archivierung, die gesetzlichen Vorgaben und wie Sie sicherstellen können, dass Ihre E-Mails revisionssicher archiviert sind.
INHALT
Warum ist E-Mail-Archivierung notwendig?
Die E-Mail-Archivierung geht weit über die Aufbewahrungspflicht hinaus und schützt Unternehmen vor potenziellen rechtlichen Problemen. Sie dient als Nachweis für steuerrelevante Vorgänge und ist ein zentrales Element der Unternehmensführung. Bei einer steuerlichen Betriebsprüfung ist es unerlässlich, steuerlich relevante E-Mails unverändert und jederzeit zugänglich zu haben.
Gesetzliche Grundlagen: GoBD und Revisionssicherheit
Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) regeln, wie E-Mails und andere elektronische Dokumente archiviert werden müssen, damit sie rechtskonform sind.
Wer ist zur E-Mail-Archivierung verpflichtet?
Grundsätzlich unterliegen alle steuerpflichtigen Unternehmen – von Einzelunternehmern bis hin zu Kapitalgesellschaften – den GoBD. Die Nichtbeachtung dieser Vorgaben kann zu Bußgeldern oder sogar zu strafrechtlichen Konsequenzen führen.
Was bedeutet „revisionssicher“?
Revisionssicherheit bedeutet, dass E-Mails während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert, vollständig und manipulationssicher gespeichert werden müssen. Jegliche Änderungen müssen protokolliert und nachvollziehbar sein, um eine vollständige Transparenz zu gewährleisten.
Welche E-Mails müssen archiviert werden?
E-Mails, die geschäftliche Transaktionen dokumentieren oder steuerlich relevant sind, unterliegen der Archivierungspflicht. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen, Verträge, Bestellbestätigungen und Korrespondenzen, die Informationen enthalten, die für die Buchhaltung oder den Jahresabschluss relevant sind. Auch E-Mails, die wichtige Geschäftsabsprachen dokumentieren, sollten archiviert werden.
Welche E-Mails können gelöscht werden?
Persönliche und werbliche E-Mails, die keine geschäftliche Relevanz haben, sind nicht aufbewahrungspflichtig und können gelöscht werden. Dennoch empfiehlt es sich, regelmäßig zu prüfen, welche E-Mails geschäftlich und welche privat sind, um rechtliche Risiken zu minimieren.
Aufbewahrungsfristen und rechtssichere Archivierung
Die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen betragen für steuerlich relevante E-Mails in der Regel 6 bis 10 Jahre.
Kriterien für eine revisionssichere Archivierung:
- Unveränderbarkeit: E-Mails müssen in ihrem ursprünglichen Zustand aufbewahrt werden.
- Vollständigkeit: Alle E-Mail-Elemente, einschließlich Anhängen und Meta-Daten, müssen erhalten bleiben.
- Auffindbarkeit: Eine durchsuchbare Archivierungsplattform sorgt dafür, dass relevante E-Mails schnell gefunden werden können.
ESTUGO: Ihr Partner für revisionssichere E-Mail-Archivierung
Mit ESTUGO erhalten Sie eine maßgeschneiderte Lösung für die E-Mail-Archivierung, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und gleichzeitig eine einfache Bedienung bietet. Unsere Lösungen bieten höchste Sicherheit und gewährleisten, dass Ihre E-Mails stets zugänglich und gesetzeskonform archiviert sind.
Fazit
Die E-Mail-Archivierung ist ein komplexes, aber unverzichtbares Unterfangen für jedes Unternehmen, das geschäftliche E-Mails sendet oder empfängt. Mit einem erfahrenen Partner wie ESTUGO an Ihrer Seite können Sie die Archivierung Ihrer E-Mails problemlos umsetzen und rechtliche Sicherheit gewährleisten.