Viele Unternehmen und Selbstständige wissen: Irgendwas muss man mit geschäftlichen E-Mails machen. Aber was genau? Welche E-Mails müssen archiviert werden? Und wie lange? In diesem Beitrag klären wir die wichtigsten Fragen – und räumen mit verbreiteten Irrtümern rund um die E-Mail-Archivierung auf.
INHALT
Was bedeutet E-Mail-Archivierung überhaupt?
Bei der Archivierung geht es nicht einfach um das Speichern von E-Mails. Es geht darum, bestimmte Nachrichten revisionssicher aufzubewahren – das heißt: unveränderbar, vollständig, zugänglich und nachvollziehbar. Das ist vor allem für steuerlich oder rechtlich relevante E-Mails vorgeschrieben.
Welche E-Mails müssen archiviert werden?
- Alle E-Mails mit steuerlich relevanten Inhalten (z. B. Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen)
- E-Mails, die Verträge oder Vereinbarungen betreffen
- Rechnungen im Anhang oder direkt im Text
Private E-Mails oder rein organisatorische Nachrichten ohne geschäftliche Relevanz müssen nicht archiviert werden.
Wie lange gilt die Aufbewahrungspflicht?
In Deutschland gilt gemäß GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern):
- Rechnungen, Buchungsbelege, Handelsbriefe: 10 Jahre
- Empfangene oder versendete geschäftliche E-Mails mit steuerlicher Relevanz: ebenfalls 10 Jahre
Verbreitete Irrtümer – und was wirklich stimmt
„Ich sichere E-Mails per Outlook-Export – das reicht“
❌ Falsch. Exporte oder manuelles Speichern gelten nicht als revisionssichere Archivierung. Die E-Mails dürfen nicht veränderbar sein – weder beim Speichern noch danach.
„Ich bin ein Kleinunternehmer – mich betrifft das nicht“
❌ Irrtum. Die Archivierungspflicht gilt unabhängig von Unternehmensgröße. Auch Freelancer, Selbstständige und Kleinunternehmer sind betroffen, wenn sie geschäftlich tätig sind.
„Ich nutze ein E-Mail-Backup – das ist doch Archivierung“
❌ Nein. Backups sind technische Sicherungen, aber keine rechtskonforme Archivierung. Archivierung muss bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen.
Welche Lösungen gibt es?
Es gibt spezialisierte Dienste und Tools zur E-Mail-Archivierung. ESTUGO bietet in ausgewählten Tarifen Unterstützung für die gesetzeskonforme Archivierung – inklusive AV-Vertrag und technischer Hilfe bei der Einrichtung.
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Häufige Fragen zur E-Mail-Archivierung
Welche E-Mails muss ich wirklich archivieren?
Alle geschäftlich relevanten E-Mails, die steuerlich oder rechtlich bedeutsam sind – z. B. Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen.
Wie lange muss ich E-Mails aufbewahren?
In der Regel 10 Jahre – das gilt für steuerlich relevante Mails gemäß den GoBD-Vorgaben.
Reicht ein E-Mail-Backup zur Archivierung?
Nein. Backups sind nicht revisionssicher und erfüllen nicht die Anforderungen der GoBD oder DSGVO.
Fazit: Archivieren ist Pflicht – Irrtümer können teuer werden
Die E-Mail-Archivierung ist kein Luxus, sondern gesetzlich vorgeschrieben. Wer sich darauf verlässt, „alles irgendwie zu speichern“, riskiert im Ernstfall Bußgelder oder Probleme mit dem Finanzamt. Lassen Sie sich beraten und setzen Sie auf sichere, nachvollziehbare Lösungen.
