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E-Mail Archivierung für Onlinehändler

Obwohl es bereits seit über 3 Jahren eine Pflicht zur revisionssicheren Archivierung von E-Mails gibt, scheint so mancher Onlinehändler noch nicht davon gehört zu haben. Gemeinsam mit 7 Bloggern hat sich ESTUGO daher erneut ausführlich mit dem Thema befasst.

E-Mail Archivierung – darum geht’s

  • Pflicht seit 2017, GoBD Kapitel 3.1-3.2.5
  • Jede Form der geschäftlichen Korrespondenz (Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge) muss archiviert werden
  • Ausdrucken, Datensicherungen und Weiterleitungen von E-Mails werden nicht als Archivierung anerkannt
  • Umsetzung ohne eigene Hardware
  • Durch professionelle Archivierungslösung Strafen vermeiden

Wenn Sie Ihre E-Mails noch nicht revisionssicher archivieren, dann wird es jetzt höchste Zeit. Wie sich die rechtssichere E-Mail Archivierung ohne Kopfschmerzen und hohe Kosten realisieren lässt, erfahren Sie hier.

Das schreiben die Blogger zum Thema E-Mail Archivierung
Als kleiner Hostinganbieter ist die Reichweite von ESTUGO beschränkt, daher haben wir uns für diese Kampagne Verstärkung in Form von Bloggern geholt. Weshalb eine Kampagne? Ganz einfach, das Thema E-Mail Archivierung ist offensichtlich an vielen Shopbetreibern und Onlinehändlern komplett vorbeigegangen. An der Pflicht, die E-Mails entsprechend (revisionssicher) zu archivieren, ändert dies freilich nichts. Genau an dieser Stelle möchten wir etwas tun. Wir möchten dafür sorgen, dass das Thema E-Mail Archivierung mehr Beachtung bekommt.

Weshalb weisen wir hier im Blog auf die Artikel der Blogger hin? Nun, manchmal hilft es, wenn jemand anderes, etwas auf eine andere Art und Weise erklärt. Wir erhoffen uns von der Kampagne ein besseres Verständnis. Letzendes geht das Thema E-Mail Archivierung jeden etwas an, der das Internet gewerblich nutzt. Wo am Ende eine entsprechende Archivierungslösung gebucht wird, bleibt dabei jedem selbst überlassen. Wobei wir uns natürlich durchaus freuen, wenn die Wahl auf ESTUGO fällt.

E-Mail Archivierung einfach und günstig

E-Mail Archivierung einfach und günstig! Wir begleiten Sie auf dem Weg zur rechtssicheren Archivierung Ihrer E-Mails.

Irrtümer rund um die Archivierung von E-Mails

Das Thema Archivierung ist mit einigen Irrtümern verbunden. So reicht es zum Beispiel nicht aus, E-Mails einfach an ein externes Postfach zu leiten und dort zu speichern. Ebensowenig wird man der Pflicht gerecht, wenn man Datensicherungen der E-Mails auf einer externen Festplatte speichert oder diese auf DVD brennt. In diesem Fällen wird nämlich nicht gewährleistet, dass eventuell zuvor E-Mails gelöscht oder verändert werden können.

Achtung – das Finanzamt schaut genau(er) hin
Im Fall einer Steuerprüfung kann eine fehlende Archivierung von E-Mails einiges an Ärger mit sich bringen. Mehr über die Irrtümer rund um die E-Mail Archivierung ist in unserem Artikel „Die prominentesten Irrtümer zur E-Mail Archivierung“ zu erfahren.

Nochmal zurück zum Finanzamt und dessen Steuerprüfungen. Obwohl das Thema E-Mail Archivierung lange Zeit kein Thema war, wendet sich das Blatt. Inzwischen wird bereits direkt nach der E-Mail Archivierung gefragt. Wer nicht entsprechend aufgestellt ist, der riskiert vermeidbaren Ärger.

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