In einer Signatur lassen sich viele nützliche Informationen unterbringen, man kann für eigene Services und Produkte werben und natürlich alle verfügbaren Kontaktdaten auflisten. Sehen wir uns zunächst einmal die Vorgaben an, bei Heise.de gibt es hierzu einen Artikel mit Beispielen für gesetzeskonforme Pflichtangaben in Geschäftsbriefen (bzw. E-Mails).
Auch in der Wikipedia gibt es Informationen zu den Pflichtangaben
In einem Geschäftsbrief und damit nun auch in (der Signatur) einer E-Mail im kaufmännischen Schriftverkehr muss enthalten sein:
- Die exakte Firma inklusive Geschäftsform des Verfassers, wie im Handelsregister eingetragenDer Ort der Niederlassung bzw. der Sitz der Gesellschaft (mit postalisch korrekter ladungsfähiger Anschrift)
- Das Registergericht und die Nummer, unter der das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist
- Bei GmbH der Name aller Geschäftsführer und ggf. des Aufsichtsratsvorsitzenden – jeweils mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und Familiennamen
- Bei Unternehmen, deren Gesellschafter keine natürliche Person ist (z.B. GmbH & Co.KG) sämtliche Angaben zur persönlich haftenden Gesellschaft
- Bei Aktiengesellschaften alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, Kennzeichnung des Vorsitzenden des Aufsichtsrats als solcher
Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Signatur_(E-Mails_im_Gesch%C3%A4ftsverkehr)
Jetzt wo wir wissen, wie eine Signatur aussehen sollte, können und uns damit befassen, was man in der Signatur mit aufführen könnte. Neben den Pflichtangaben könnte man die eigene Website, das Twitter Profil und die Facebook Seite verlinken. Auch könnte man auf aktuelle Aktionen oder den eigenen Blog hinweisen. Bei allem sollte jedoch nicht vergessen werden, dass es auch Informationen gibt, die nicht unbedingt in der Signatur auftauchen müssen.
Was nicht unbedingt in der Signatur aufgeführt werden sollte:
- Disclaimer, wird ein solcher nicht zwingend benötigt, bläht er die Signatur nur auf
- Zitate, sicher unterhaltsam, in der Signatur werden diese aber nicht benötigt
- Keine speziellen Farben oder Schriftarten
- Wenn möglich auf Grafiken in der Signatur verzichten
Damit alle Links auch für jeden erreichbar sind, sollten URLs unbedingt ausgeschrieben werden. Generell gilt, die Signatur sollte kurz gehalten werden. Natürlich sollten dennoch alle wichtigen Informationen in der Signatur aufgeführt sein.
Signatur Beispiele
—
Heinz Mustermann Inhaber | Onlineshop Shopping 247365 | Strassenweg 15 | 00000 Stadt | Telefon: 030-0000-1111 | E-Mail: info@onlineshop-url.de | http://www.onlineshop-url.de | Twitter: http://twitter.com/twittername | Facebook: http://facebook.com/seite
oder ..
—
Mit freundlichen Grüßen,
Name Nachname
Firma
Adresse
E-Mail
Telefon
Fax
oder ..
—
Name Nachname
Firma
Adresse
Telefon
Fax
Webseite
Facebook
Je nach Firmierung sind natürlich unterschiedliche Vorgaben zu erfüllen. Was haben Sie in Ihrer E-Mail Signatur untergebracht? Wie sieht Ihre Signatur aus? Wer möchte, der ist herzlich dazu eingeladen seine Signatur als Kommentar zu posten (ggf. ohne E-Mail Adresse bzw. mit geänderten Daten).
Wer noch auf der Suche nach weiteren Informationen zum Thema E-Mail Signatur ist, der findet auf den folgenden Seiten viele weitere Informationen:
