Viele Onlinehändler wissen, dass sie E-Mails archivieren müssen – doch wie genau das geht, ist oft unklar. Was gilt als geschäftsrelevant? Welche Lösungen gibt es? Und was droht bei Fehlern? In diesem Artikel klären wir auf – verständlich, praxisnah und mit konkreten Tipps.
INHALT
E-Mail-Archivierung – darum geht’s in Kurzform
Die Pflicht zur E-Mail-Archivierung betrifft jedes Unternehmen, auch Onlinehändler. Was genau ist damit gemeint?
- Gesetzliche Pflicht gemäß GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern etc.). Hier finden Sie das offizielle BMF-Schreiben.
- Alle geschäftlich relevanten E-Mails müssen archiviert werden: Rechnungen, Aufträge, Reklamationen, Verträge usw.
- Backups, Ausdrucke und Weiterleitungen sind nicht GoBD-konform.
- Die Umsetzung kann auch ohne eigene Hardware erfolgen.
- Professionelle Archivierung schützt vor Strafen und Datenverlust.
Was droht bei Verstößen?
Fehlt eine rechtskonforme Archivierung, drohen im Rahmen einer Steuerprüfung empfindliche Konsequenzen. Dazu gehören:
- Bußgelder wegen Verletzung der Aufbewahrungspflichten
- Nachzahlungen bei fehlender Nachvollziehbarkeit geschäftlicher Vorgänge
- Aberkennung der Buchführung
Mit der richtigen Lösung lassen sich diese Risiken leicht vermeiden.
Wer ist betroffen?
Ein häufiger Irrtum: E-Mail-Archivierung sei nur für große Unternehmen Pflicht. Das stimmt nicht. Die GoBD-Anforderungen gelten unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche – also auch für kleine Onlineshops und Solo-Selbstständige.
Entscheidend ist die Gewinnerzielungsabsicht. Wer Einnahmen erzielt, muss E-Mails mit geschäftlicher Relevanz revisionssicher aufbewahren. Bei einer Betriebsprüfung kann fehlende Archivierung zu großen Problemen führen.
Welche E-Mails müssen archiviert werden?
Archiviert werden müssen alle E-Mails mit steuerlicher oder geschäftlicher Relevanz, darunter:
- Rechnungen und Buchungsbelege
- Auftragsbestätigungen, Vertragsunterlagen, Reklamationen
- Jahresabschlüsse, Bilanzen, Lageberichte
- Geschäfts- und Handelsbriefe
- Arbeitsanweisungen und interne Anleitungen
- Änderungen bestehender Verträge oder Aufträge
- alle weiteren relevanten E-Mails
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist liegt bei 6 bis 10 Jahren – viele Unternehmen archivieren pauschal für 10 Jahre.
Ohne großen Aufwand zur E-Mail-Archivierung
Die gute Nachricht: Sie müssen kein eigenes System entwickeln. Es gibt heute einfache und bezahlbare Lösungen, z. B. als Teil von Hosting-Angeboten. Die Kosten liegen bei 4,50–15 Euro pro Monat – je nach Anbieter und Leistungsumfang.
Vorsicht bei vermeintlich günstigen Angeboten mit kleinem Speicher (z. B. 5 GB). Überschreitungen verursachen schnell Zusatzkosten. Ein Blick ins Kleingedruckte lohnt sich.
Bei ESTUGO sind z. B. 25 GB Archivspeicher inklusive, weitere GB kosten 3,50 Euro jährlich.
Die Archivierung erfolgt automatisch und revisionssicher. Eingehende und ausgehende Mails werden vollständig und unveränderbar gespeichert. Für die Nutzung ist eine Hosted Exchange Lösung erforderlich – ohne Umleitungen oder manuelles Eingreifen.
Welche Lösung passt zu Ihnen?
| Lösung | Vorteile | Voraussetzungen |
|---|---|---|
| Archivierung über Hosting-Anbieter (z. B. ESTUGO) | Einfach, automatisch, revisionssicher | Keine IT-Kenntnisse erforderlich |
| Eigene Serverlösung | Volle Kontrolle | Technisches Know-how, Wartung notwendig |
| Hybridlösungen | Flexibel, skalierbar | Erfahrung mit Hosting & Software nötig |
Stay positive – die Vorteile der Archivierung
Auch wenn sie gesetzlich vorgeschrieben ist, bringt die Archivierung handfeste Vorteile mit sich:
- Schnelles Wiederfinden von E-Mails
- Entlastung des Mailservers
- Einhaltung von Datenschutzvorgaben
- Kein Verlust durch versehentliches Löschen
- Keine Nachforderung von Rechnungen am Jahresende
Checkliste E-Mail-Archivierung
- Revisionssicheres System vorhanden?
- Archivierung erfolgt automatisch?
- Aufbewahrungsfristen beachtet?
- Speichergröße ausreichend?
- GoBD-Anforderungen erfüllt?
Fazit: Pflicht ja – aber lösbar!
Das Thema E-Mail-Archivierung ist für viele Onlinehändler komplex – aber lösbar. Wichtig ist, nicht den Kopf in den Sand zu stecken. Ob Sie sich für eine betreute Lösung wie bei ESTUGO entscheiden oder ein eigenes System betreiben – wichtig ist, dass Sie handeln.
Bei Fragen zur rechtssicheren Archivierung Ihrer Mails oder technischen Umsetzung beraten wir Sie gerne – persönlich, telefonisch oder per E-Mail. So vermeiden Sie nicht nur Fehler, sondern sparen langfristig Zeit, Geld und Nerven.
Häufige Fragen zur E-Mail-Archivierung
Welche E-Mails müssen archiviert werden?
Alle geschäftsrelevanten E-Mails, z. B. Rechnungen, Aufträge, Reklamationen, Verträge und Buchungsbelege. Private Mails sind nicht betroffen.
Wie lange müssen E-Mails archiviert werden?
Je nach Art der Daten gelten Aufbewahrungsfristen von 6 bis 10 Jahren. Zur Sicherheit archivieren viele Unternehmen pauschal 10 Jahre lang.
Reicht ein E-Mail-Backup oder Ausdruck?
Nein. Backups, Ausdrucke oder Weiterleitungen an andere Postfächer sind nicht GoBD-konform. Nur revisionssichere Archivsysteme erfüllen die Anforderungen.
Was kostet eine professionelle E-Mail-Archivierung?
Je nach Anbieter zwischen 4,50 und 15 Euro pro Monat. Achten Sie auf Speicherlimits und Zusatzkosten. ESTUGO bietet z. B. 25 GB Inklusivspeicher.
Benötige ich einen Server oder Software?
Nein, bei Anbietern wie ESTUGO erfolgt die Archivierung vollständig in der Cloud – ohne eigenen Server, ohne Installation.
