Langsam wissen Sie nicht mehr wohin mit Ihren Unterlagen und Dokumenten. Stapelweise Kartons und Ordner soweit das Auge reicht. Aber sollte man sich hierbei nicht mal die Frage stellen ob all diese zahlreichen Dokumente noch benötigt werden? Welche können weg und welche gehören archiviert?
Dokumente welche Ihr Geschäft betreffen müssen laut Gesetz über gewisse Zeiträume aufbewahrt werden. Dabei unterscheidet man zwischen einer Frist von mindestens 6 Jahren und einer Frist von mindestens 10 Jahren.
Grundsätzlich kann man sagen das alle Dokumente welche der Besteuerung dienlich sind aufzubewahren sind. Welche diese im Einzelnen sind legt sich in § 147 AO genau nieder.
Um einige Beispiele zu nennen:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Lageberichte
- Buchungsbelege
- Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen
Weiter ist jeder Kaufmann / jede Kauffrau dazu verpflichtet nach § 257 Abs. 1 HGB folgende Unterlagen aufzubewahren (auch hier wieder nur ein bis zwei Beispiele):
- Handelsbücher
- Inventare
- Dokumente welche mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden müssen sind folgende:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Jahresabschlüsse
- Inventare
- Lagerberichte
und einige mehr. Dokumente mit 6 jähriger Aufbewahrungsfrist sind:
- empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Weiterführende Informationen zu Aufbewahrungsfristen und wie diese Dokumente aufzubewahren sind finden Sie unter folgendem Link: Gesetze im Internet
