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Zeitmanagement im Job

Früher hat man geglaubt, wenn alle Dinge aus der Welt verschwinden, so bleiben noch Raum und Zeit übrig. Nach der Relativitätstheorie verschwinden aber Raum und Zeit mit den Dingen. Die Zeit ist eine physikalische Größenart.

Das tägliche Leben wird in Tage, Stunden, Minuten, Sekunden zerteilt und verplant. Leider ist nie genug Zeit vorhanden, Zeit verrinnt, Zeit vergeht und Zeit ist Geld. Genau darum geht es heute: Zeitmanagement im Job!

Zeitmanagement im Job

Menschen haben ihren eigenen Rhythmus und sind daher zu verschiedenen Tageszeiten am produktivsten. Daher ist es ratsam, wichtige Aufgaben zu lösen, wenn sie ein Leistungshoch haben und die unwichtigen Aufgaben erst an zu gehen, wenn das Leistungstief erreicht ist.

In den 70er Jahren beschränkte sich die Kommunikation, laut einer Studie auf ca. 1.000 Nachrichten pro Jahr. Damals gab es nur Telefonanrufe, Telexe und Telegramme, sowie den Austausch mit Mitarbeitern.

Mit der Verbreitung neuer Technologien, zum Beispiel E-Mails, kommen wir auf ca 30.000 Nachrichten im Jahr. Was also tun, wenn zu wenig Zeit vorhanden ist, jedoch viel zu viel Arbeit auf uns wartet?

Welche Methoden für ein besseres Zeitmanagement gibt es?

Es gibt verschiedene Methoden, seinen Arbeitsalltag stressfreier zu planen. Das Pareto-Prinzip besagt, dass Mitarbeiter in 20 Prozent der Zeit 80 Prozent der Aufgaben erledigen sollen.

Hier muss dann priorisiert werden, welche Aufgaben wichtiger sind als andere. Routinearbeiten werden dann in einer uneffektiven Zeit erledigt. Aufgaben in zeitliche Rahmen abstecken ist die ALPEN-Methode. Das Kürzel steht für:

Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
Länge schätzen
Pufferzeiten einplanen
Entscheidungen treffen
Nachkontrolle

Überlegen Sie also vor Beginn Ihrer Arbeiten, welche Aufgaben Sie an diesem Tag lösen müssen. Als Faustregel gilt, dass Sie etwa 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit fest verplanen sollten und 40 Prozent variabel halten.

Treffen Sie dann die Entscheidung, welche Aufgaben Sie selber bearbeiten und welche Sie delegieren können. Eine Nachkontrolle gehört ebenfalls zur ALPEN-Methode: Prüfen Sie, welche Aufgaben Sie erfüllt haben und welche Probleme Sie in der Planung des nächsten Tages berücksichtigen müssen.

Nach dem ehemaligen Präsidenten der USA ist die nächste Methode benannt. Das Eisenhower-Prinzip. Hier legt man eine Tabelle mit zwei Spalten und zwei Zeilen an. In die Spalten und Zeilen werden dann die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit geordnet.

Wichtigkeit ist beim Eisenhower-Prinzip bedeutsamer als Dringlichkeit, daher löst ein Mitarbeiter dieser Zeitmanagement-Methode zuerst die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben, und dann die dringenden, aber nicht wichtigen. Auch hier kann man unwichtigere Aufgaben an andere Mitarbeiter delegieren. Diese Methode wird auch A-B-C-D-Analyse genannt.

Positive Motivation erzeugt die Salami-Taktik. Nach der Identifikation wesentlicher Ziele und Aufgaben sollten berufliche Ziele so konkret wie möglich formuliert werden. Diese werden wiederum in kleine, realistische Teilziele und Aufgaben zerlegt und können dann nach Prioritäten geordnet abgearbeitet werden. Dadurch entstehen Teilerfolge und stärkt das Selbstwertgefühl der Mitarbeiter.

Zeitmanagement im Job: Fehler im Zeitmanagement

Zeitmanagement ist auch Übungssache. Die Mitarbeiter müssen lernen, für welche Aufgaben sie wie lange brauchen und zu welcher Tageszeit sie am produktivsten sind. Wenn Sie sich für eine Zeitmanagement-Variante entscheiden oder mehrere kombinieren, bauen Sie zunächst etwas großzügigere Pausen ein. Jede Minute des Arbeitstages zu verplanen, sorgt für Stress und wirkt insgesamt eher kontraproduktiv. Schlechtes Zeitmanagement kann sogar krank machen.

Also fassen wir am Ende zusammen:

Setze klare Prioritäten
Erledige Wichtige Dinge zuerst, dann die Dringenden
Delegiere unwichtige Aufgaben an Mitarbeiter

Und ein kleiner Tipp zum Schluss: Um Hilfe bitten schadet nicht, schenkt jedoch Zeit.

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