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Vorsicht wenn Sie Ihren Onlineshop aufgeben

Heute lässt sich schnell ein eigener Onlineshop starten. Der Aufwand um einen eigenen Onlineshop zu starten ist nicht groß. Einfach eine Shopsoftware aussuchen, Hosting Anbieter finden und schnell noch eine passende Domain registrieren. Soweit so gut, doch was ist, wenn man feststellt, dann man die Shop nicht mehr weiter betreiben will?

In der Theorie kann man Domain und Shop aufgeben, den Hosting Vertrag kündigen und fertig. Ganz so einfach ist es in der Praxis allerdings nicht. Denn da gibt es noch das Thema Steuern. Eine Warnung vorab, wer seinen Onlineshop aufgeben will, der muss einige Faktoren unbedingt bedenken.

Sie wollen Ihren Shop aufgeben? Das müssen Sie wissen!

Gleich vorweg – Sie sollten auf keinen Fall einfach alles kündigen und die Shopsoftware löschen. Denn auch wenn Sie den Shop nicht mehr weiter betreiben wollen, so kann es auch nach Jahren noch Anfragen vom Finanzamt geben.

Sie müssen daher im Vorfeld sicherstellen, dass Sie auch nach 6 oder 10 Jahren bestimmte Daten zur Verfügung stellen können. Doch welche Daten sind das und wie können Sie diese über Jahre aufbewahren?

Daten die relevant sein könnten

  • Bestellungen die über den Shop generiert worden sind
  • Bestellungen die Sie selbst gemacht haben (Einkauf)
  • Kosten die Sie gehabt haben (Verträge etc.)
  • E-Mails (Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge)

Wie können diese Daten aufbewahrt werden?
In Sachen Shopsoftware empfiehlt es sich das jeweilige System zu sichern. Von einem „einfachen“ Datenbank Export ist aus Sicherheitsgründen allerdings abzuraten. Denn wenn einige Jahre vergehen, dann ist nicht sichergestellt, dass sich die Datenbank auch mit einer neueren Version der Software wieder nutzen lässt.

Aus diesem Grund ist es sinnvoll, das gesamte Shopsystem zu sichern und zwar so, dass dieses bei Bedarf komplett wiederhergestellt werden kann. Damit können Sie im Fall der Fälle genau nachweisen, wie viele Bestellungen über den Shop generiert worden sind.

Ihre eigenen Bestellungen und Verträge müssen Sie sowieso 6 oder 10 Jahre aufbewahren. Dies kann zu Teilen in Papierform gemacht werden. Alles was jedoch digital erfolgt ist, muss ebenso aufbewahrt werden. In diesem Bereich ist eine E-Mail Archivierung unumgänglich.

Diese muss auch noch nach der Aufgabe des Onlineshops fortgeführt werden und zwar solange, wie Sie die Daten gesetzlich vorhalten müssen (6 bis 10 Jahre).

Wer es versäumt hat rechtzeitig für eine E-Mail Archivierung zu sorgen, der wäre gut damit beraten, zumindest die E-Mails zu sichern. Auch hier gilt: Besser vorsichtig sein. Denn nur weil man ein Backup oder einen Export von E-Mails gemacht hat, bedeutet dies noch lange nicht, dass sich diese im Ernstfall auch einfach so wieder einspielen oder herstellen lassen.

Prüfen Sie daher nach Möglichkeit im Vorfeld, ob und wenn ja, wie Sie die E-Mails im Ernstfall wieder herstellen können. Wenn Sie eine Sicherung über ein bestimmtes E-Mail Programm machen, dann sichern Sie am besten das E-Mail Programm in der Version, in der das Backup gemacht wurde mit.

Onlineshop aufgeben: Wie kann ich am besten vorgehen?

Die Kurzversion lautet wie folgt: Am besten sichern Sie nicht nur die Shop-Datenbank, sondern das komplette System. Dokumente wie Belege, Rechnungen, Verträge lassen sich ganz einfach in Aktenordnern archivieren.

Diese können bei Bedarf auch in Kisten gelagert werden. Digitale Nachweise und E-Mails gehören seit 2017 in eine revisionssichere E-Mail Archivierung. Diese ist auch nach dem Einstellen des Onlineshops für einen bestimmten Zeitraum weiter vorzuhalten.

Vorsicht ohne E-Mail Archivierung
Gibt es keine E-Mail Archivierung können Sie lediglich Schadensbegrenzung betreiben. Sichern Sie daher alle E-Mails, die einen Bezug zum Onlineshop bzw. Ihrem Onlinegeschäft haben. Stellen Sie sicher, dass sich die Sicherungen im Bedarfsfall auch wieder herstellen lassen.

Am besten ist am Ende immer noch ein Gespräch mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie Ihr Geschäft oder Ihren Onlineshop eingestellt haben. Was Sie auf gar keinen Fall tun sollten: Das Hosting kündigen und alle Daten einfach löschen lassen.

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