E-Mail Archive

Postfach ist voll – E-Mails sicher archivieren

12. Mai 2022

Ihr Postfach ist voll und neue E-Mails werden vom Server abgelehnt, jetzt gilt es schnell zu handeln. Eine erste Maßnahme bei einem vollen Postfach ist das Aufräumen. Hierzu können Ordner wie z.B. der Papierkorb oder der Spam Ordner geleert werden. Auch lohnt es sich einen Blick auf E-Mails mit Anhängen zu werfen.

Gibt es zum Beispiel E-Mails, die über sehr große Anhänge verfügen, so empfiehlt es sich, diese herunterzuladen. Die E-Mail samt Anhang kann anschließend gelöscht werden. Aber Vorsicht, damit der Anhang auch wirklich gelöscht wird, muss in den meisten Fällen auch der Papierkorb geleert werden.

Postfach voll – das können Sie tun

Spam Ordner überprüfen und leeren
E-Mails mit großen Anhängen finden und löschen (Anhänge ggf. herunterladen)
Gesendete Objekte überprüfen und ggf. leeren
Papierkorb leeren
Speicherplatz des Postfachs erhöhen

So viel zur schnellen Hilfe. Für Personen, die Ihr E-Mail Postfach geschäftlich nutzen empfiehlt sich eine ganz andere Vorgehensweise. Seit 2017 gibt es nämlich die Archivierungspflicht. Daher sollten geschäftliche E-Mails nicht leichtfertig gelöscht werden.

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Tags: E-Mail, E-Mail Archivierung

E-Mail Archivierung für Onlinehändler

26. April 2022

Obwohl es bereits seit über 3 Jahren eine Pflicht zur revisionssicheren Archivierung von E-Mails gibt, scheint so mancher Onlinehändler noch nicht davon gehört zu haben. Gemeinsam mit 7 Bloggern hat sich ESTUGO daher erneut ausführlich mit dem Thema befasst.

E-Mail Archivierung – darum geht’s

Pflicht seit 2017, GoBD Kapitel 3.1-3.2.5
Jede Form der geschäftlichen Korrespondenz (Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge) muss archiviert werden
Ausdrucken, Datensicherungen und Weiterleitungen von E-Mails werden nicht als Archivierung anerkannt
Umsetzung ohne eigene Hardware
Durch professionelle Archivierungslösung Strafen vermeiden

Wenn Sie Ihre E-Mails noch nicht revisionssicher archivieren, dann wird es jetzt höchste Zeit. Wie sich die rechtssichere E-Mail Archivierung ohne Kopfschmerzen und hohe Kosten realisieren lässt, erfahren Sie hier. (mehr …)

Tags: Archivierung, E-Mail, E-Mail Archivierung, Finanzen, Gesetz, Onlinehandel, Onlinehändler, Onlineshop, Shopbetreiber

Die prominentesten Irrtümer zur E-Mail Archivierung

19. April 2022

Über E-Mail Archivierung kursieren viele Informationen. Manche sind hilfreich, andere falsch. Fatal werden kann dies, wenn es um die Steuererklärung oder rechtliche Streitigkeiten geht. Deswegen führen wir Ihnen hier einmal die meist verbreiteten Irrtümer zur E-Mail Archivierung auf!

E-Mail Daten aufzubewahren, gehört in der Regel nicht gerade zu den Lieblingsaufgaben im Unternehmen, ist aber spätestens seit 2017 Pflicht. Da etliche Vorgänge im Geschäft mittlerweile über Mails ablaufen, kommt es hier leicht zu Verwirrungen. Umso besser ist es, die populärsten Irrtümer zur E-Mail Aufbewahrung zu kennen, um sie gleich zu vermeiden. Wir klären Sie auf! (mehr …)

Tags: Archivierung, E-Mail, E-Mail Archivierung, GoBD, Mailstore

E-Mail Archivierung

3. März 2022

Die revisionssichere E-Mail Archivierung ist keine optionale Entscheidung. Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Der Übergangszeitraum ist lange vorbei. Stop. Das Thema E-Mail Archivierung ist nicht neu, wie kann es dennoch an vielen Unternehmern derart vorbeigegangen sein? Seinerzeit war in allen wichtigen Blogs und Magazinen darüber zu lesen. Es gab ausführliche Artikel und sogar Webinare zum Thema E-Mail Archivierung.

Als Onlinehändler keine E-Mail Archivierung? Brandgefährlich und ziemlich teuer!

E-Mail Archivierung – es könnte doch so einfach sein. Wer das eigene Unternehmen absichern und konform zu den Anforderungen aufstellen möchte, der muss weder viel Zeit, noch Geld investieren. Inzwischen gibt es längst günstige Möglichkeiten, um die Pflicht der E-Mail Archivierung zu erfüllen. Dabei kann man sogar wählen.

Entweder man entscheidet sich für einen Service (das Produkt wird gewartet und funktionstüchtig zur Verfügung gestellt) oder man kauft entsprechende Software Lizenzen, setzt einen Server auf und kümmert sich selbst um Software und Server Updates. (mehr …)

Tags: Archivierung, E-Mail, E-Mail Archivierung, eRecht, Gesetze, Internetrecht

Thunderbird 78 Probleme beim Verbinden

9. November 2020

Aktuell berichten viele Benutzer vom beliebten E-Mail Programm Thunderbird von Problemen beim E-Mail Empfang. Teilweise wird auch davon berichtet, dass Thunderbird Nutzer keine E-Mails mehr versenden können. Betroffen ist die Version 78. Mit der aktuellen Version 78.x.x wurden die Sicherheitsrichtlinien stark erhöht. Mit der Verschärfung der Richtlinien, kommt es bei vielen Thunderbird Nutzern aktuell offenbar zu Problemen. Die Ursache liegt bei der Überprüfung der TLS Version. Bei ESTUGO werden sowohl die älteren, als auch die aktuelle TLS Version angeboten. (mehr …)

Tags: E-Mail, Hilfe, Probleme, Software, Thunderbird

Sichere Kommunikation per E-Mail

8. Mai 2020

Es ist vollbracht! In partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit Skyfillers unserem Partner für die rechtssichere E-Mail Archivierung, haben wir ein Benutzerhandbuch zum umfangreichen Thema „sichere Kommunikation per E-Mail“ entwickelt und veröffentlicht. Dieses kostenlose Handbuch ist gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ein idealer Ratgeber und gibt anhand praktischer Beispiele wertvolle Tipps, wie die häufigsten Gefahren in der E-Mail-Kommunikation vermieden werden können. (mehr …)

Tags: Archivierung, E-Mail, E-Mail Archivierung, Ebook, Ecommerce, Händler, Leitfäden, Shopbetreiber, Whitepaper

Durch richtige E-Mail Verschlüsselung zur sicheren Verbindung!

13. November 2019

Eine Studie im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie ergab, dass circa 28 Prozent der Unternehmen ihre Mails nicht verschlüsseln. Als Gründe gaben sie unter anderem an, dass sie die E-Mail Verschlüsselung für zu teuer und komplex halten und dass die Kommunikationspartner die Nachricht nicht entschlüsseln könnten. Dem muss mit der richtigen Herangehensweise aber nicht so sein. Wir sagen Ihnen, worauf Sie bei der E-Mail Verschlüsselung achten sollten!

E-Mail Verschlüsselung

Etliche Unternehmen senden laut einer Studie im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie ihre Nachrichten unverschlüsselt ab. Sie befürchten, dass die Verschlüsselung kostenintensiv und die Verwaltung zu komplex ist. Auch würden die Empfänger der eMail nicht über aktuelle, sichere Lösungen sowie Know-how zur Entschlüsselung verfügen. Aus diesen Gründen bleibt es bei der Versendung, auch sensibler Informationen und Daten, bei der unverschlüsselten eMail. Mit der richtigen Technologie lassen sich diese Probleme jedoch aus dem Weg schaffen. Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie E-Mails für das Internet richtig verschlüsseln! (mehr …)

Tags: Datensicherheit, DSGVO, E-Mail, Sicherheit, Verschlüsselung

Die rechtskonforme E-Mail Archivierung nicht auf die leichte Schulter nehmen!

6. September 2019

Rechtskonforme E-Mail Archivierung? Keine Neuigkeit und dennoch erstaunlich wenig beachtet: Schon seit 1. Januar 2017 gelten die gesetzlichen Regelungen zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff “. Anderthalb Jahre sind seit dem vergangen. Zeit, dies Thema noch einmal aufzugreifen und Antworten zu liefern.

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Tags: Aufbewahrungsfristen, Datenschutz, Datensicherung, E-Mail, E-Mails, ESTUGO, Estugo Blog, rechtskonform, Rechtstexte, Rechtstipp, Speicherplatz, technische umsetzung

Thunderbird E-Mail Einrichtung erklärt

7. Juli 2017

Immer wieder erhalten wir Supportanfragen zum Thema E-Mail Einrichtung. Ein Thema, dass immer wieder für Kopfschmerzen sorgt. Auf den ersten Blick keine große Sache und trotzdem sorgt die Einrichtung immer wieder für Probleme. Kürzlich haben wir daher die Anleitung zur E-Mail Einrichtung mit dem E-Mail Programm Thunderbird überarbeitet. (mehr …)

Tags: Anleitung, E-Mail, Einrichtung, Thunderbird

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