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Postfach ist voll – E-Mails sicher archivieren

Ihr Postfach ist voll und neue E-Mails werden vom Server abgelehnt, jetzt gilt es schnell zu handeln. Eine erste Maßnahme bei einem vollen Postfach ist das Aufräumen. Hierzu können Ordner wie z.B. der Papierkorb oder der Spam Ordner geleert werden. Auch lohnt es sich einen Blick auf E-Mails mit Anhängen zu werfen.

Gibt es zum Beispiel E-Mails, die über sehr große Anhänge verfügen, so empfiehlt es sich, diese herunterzuladen. Die E-Mail samt Anhang kann anschließend gelöscht werden. Aber Vorsicht, damit der Anhang auch wirklich gelöscht wird, muss in den meisten Fällen auch der Papierkorb geleert werden.

Postfach voll – das können Sie tun

  • Spam Ordner überprüfen und leeren
  • E-Mails mit großen Anhängen finden und löschen (Anhänge ggf. herunterladen)
  • Gesendete Objekte überprüfen und ggf. leeren
  • Papierkorb leeren
  • Speicherplatz des Postfachs erhöhen

So viel zur schnellen Hilfe. Für Personen, die Ihr E-Mail Postfach geschäftlich nutzen empfiehlt sich eine ganz andere Vorgehensweise. Seit 2017 gibt es nämlich die Archivierungspflicht. Daher sollten geschäftliche E-Mails nicht leichtfertig gelöscht werden.

Postfach ist voll – E-Mails sicher archivieren

Wenn Sie Ihr E-Mail Postfach geschäftlich nutzen, dann gibt es oft nicht die Möglichkeit alte E-Mails einfach zu löschen. Die Ursache hierfür liegt in der deutschen Rechtssprechung.

Jede Form der geschäftlichen Korrespondenz (Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge) muss archiviert werden!
GoBD Kapitel 3.1-3.2.5

Auch 5 Jahre nach der Einführung der Archivierungspflicht gibt es noch viele Irrtümer in Bezug auf die Archivierung von E-Mails. So reicht es zum Beispiel nicht aus, lediglich Rechnungen zu archivieren. Ebenso wenig wird man der Pflicht gerecht, wenn man die E-Mails exportiert und auf der Festplatte oder DVD sichert. Auch ein Weiterleiten von E-Mails an ein externes Postfach reicht nicht aus.

E-Mail Archivierung ohne großen Aufwand

Glücklicherweise gibt es inzwischen gute und vor allem auch kostengünstige Möglichkeiten um der Archivierungspflicht gerecht werden zu können. Die E-Mail Archivierung von ESTUGO fertigt automatisch Kopien von ein- und ausgehenden E-Mails an. Diese Kopien werden anschließend unverändert und unveränderbar auf dem Server gespeichert.

Die E-Mail Archivierung geschieht somit völlig automatisch und ohne dass Sie eine zusätzliche Umleitung o.ä. einrichten müssen. Voraussetzung für die Nutzung des rechtskonformes E-Mail Archivs ist die Umstellung Ihrer E-Mails auf eine Hosted Exchange Lösung.

Details zu unseren Angeboten für die E-Mail Archivierung finden Sie auf estugo.de.

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