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Kleinunternehmer und Buchführung – Was es zu beachten gibt

Die Zeiten, in denen ein Steuerberater für den Unternehmer alles erledigen konnte, was mit Buchführung und Finanzen zu tun hat, sind vorbei. Nicht einmal Kleinunternehmer können sich darauf verlassen, dass dank ihres kompetenten Steuerpartners das Finanzamt nichts zu bemängeln hat. Es ist an den Unternehmern und Unternehmen selbst gelegen, sich an die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) zu halten.

Wofür steht GoBD überhaupt?
Das Kürzel bedeutet „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das ist nicht nur sperrig zu lesen, es ist für viele Unternehmen, vom Großkonzern bis hin zum Kleinunternehmer, egal ob mit oder ohne Kleinunternehmerregelung, auch schwer umzusetzen.

Kleinunternehmer und Buchführung

Ob Kleinunternehmer oder Großkonzern – Wie sehen die Grundsätze der GoBD aus?

Die GoBD beinhalten eine ganze Reihe von Vorschriften und Pflichten, die sowohl Großkonzerne als auch Kleinunternehmer gleichermaßen betreffen. Sie gelten seit dem 01.01.2017. Im Kern enthalten sind Regelungen und Vorschriften zu

  • konformer Arbeitsweise gemäß GoBD
  • GoBD-Konformität der verwendeten Software
  • vollständiger Verfahrensdokumentation
  • revisionssicherer Archivierung

Außerdem müssen in den nach den GoBD zu führenden Büchern alle Geschäftsvorfälle genau abgebildet sein und bestimmte Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden.

Selbstverständlich sind heutzutage auch E-Mails von der Archivierungspflicht betroffen. Nach § 147 AO sind E-Mails mit folgenden Inhalten aufzubewahren und zu archivieren:

  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen

Allerdings muss man E-Mails ohne steuerlich relevante Inhalte laut der steuerrechtlichen Vorschriften nicht archivieren und auch nicht für den Datenzugriff vorhalten. Welche Inhalte genau allerdings steuerrelevant sind, ist nicht grundsätzlich geregelt, sondern einzelfallabhängig. Es gilt also: Wenn man sich unsicher ist, sollte man lieber zu viel als zu wenig archivieren. Damit die Archivierung GoBD-konform und rechtssicher ist, müssen sowohl die Mails als auch die zugehörigen Dateianhänge

  • vollständig
  • manipulationssicher
  • jederzeit verfügbar
  • maschinell lesbar

über die Dauer der Aufbewahrungsfrist in digitaler Form gespeichert sein.

Diese Dauer der Aufbewahrungsfrist ist abhängig vom Inhalt der Mail und ihrer (steuer)rechtlichen Relevanz. Nicht abhängig ist die Dauer davon, ob Sie Kleinunternehmer sind, oder nicht. Buchungsbelege und Rechnungen müssen jeweils 10 Jahre aufbewahrt werden, empfangene Handels- und/oder Geschäftsbriefe nur 6 Jahre. Allerdings können diese Fristen nicht ablaufen, wenn die Unterlagen für Steuern relevant sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Was sind die Folgen von Nichtbeachtung?
Wenn ein Betriebsprüfer einen Mangel feststellt oder Hinweise auf unzureichende Aufzeichnungen findet, sind folgende Konsequenzen üblich:

  • Steuernachzahlungen
  • Nachzahlungszinsen
  • Hinzuschätzungen zu Umsatz und Gewinn
  • Meldung an die Strafsachen- und Bußgeldstelle des Finanzamts

Die Schwere der Folgen richtet sich dabei nach der Schwere des Verstoßes. Wird festgestellt, dass fahrlässig oder absichtlich gegen die Sorgfaltspflicht verstoßen wurde und möglicherweise noch die Vermögenslage des Unternehmens oder einzelner Positionen verfälscht wurde, sind auch strafrechtliche Konsequenzen zu erwarten. Allerdings führt alleine ein Verstoß gegen die GoBD selten zu steuerlichen oder strafrechtlichen Konsequenzen. In der Folge ist aber mit verschärften Kontrollen zu rechnen und bei wiederholtem Verstoß ist es leicht, Absicht zu unterstellen.

Wie sichert man sich richtig ab? Wie hilft ESTUGO?
Wie bereits gesagt wurde, lässt sich die Verantwortung nicht einfach an einen Steuerberater abtreten. Auch der Vorwand, dass man als Kleinunternehmer ohnehin nicht viel umsetzt, oder nach Kleinunternehmerregelung gar keine Umsatzsteuer ausweisen oder Vorsteuer abführen, ist für die GoBD nicht relevant. Die beste Lösung ist, im Betrieb eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware zu nutzen, die sicherstellt, dass die eigene Datenverarbeitung den rechtlichen Anforderungen genügt. Und das von Anfang an.
Für die notwendige E-Mail Archivierung bieten wir Ihnen eine unkomlizierte, sowie rechtssichere Lösung:

Zur rechtssicheren E-Mail Archivierung

Von jeder E-Mail, egal, ob ein- oder ausgehend, fertigt unser Dienst eine Kopie an. Diese Kopie wird anschließend unverändert und unveränderbar auf dem Server gespeichert. Die E-Mail Archivierung geschieht somit völlig automatisch und ohne dass Sie eine zusätzliche Umleitung o.ä. einrichten müssen. Gerade für Kleinunternehmer eine Erleichterung, da die Investition in eigene Hardware und die Sorge um die Sicherheit der Daten und Aktualität der Komponenten entfällt. Plug&Play sozusagen

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