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E-Mail Archivierung

Die revisionssichere E-Mail Archivierung ist keine optionale Entscheidung. Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Der Übergangszeitraum ist lange vorbei. Stop. Das Thema E-Mail Archivierung ist nicht neu, wie kann es dennoch an vielen Unternehmern derart vorbeigegangen sein? Seinerzeit war in allen wichtigen Blogs und Magazinen darüber zu lesen. Es gab ausführliche Artikel und sogar Webinare zum Thema E-Mail Archivierung.

Als Onlinehändler keine E-Mail Archivierung? Brandgefährlich und ziemlich teuer!

E-Mail Archivierung – es könnte doch so einfach sein. Wer das eigene Unternehmen absichern und konform zu den Anforderungen aufstellen möchte, der muss weder viel Zeit, noch Geld investieren. Inzwischen gibt es längst günstige Möglichkeiten, um die Pflicht der E-Mail Archivierung zu erfüllen. Dabei kann man sogar wählen. Entweder man entscheidet sich für einen Service (das Produkt wird gewartet und funktionstüchtig zur Verfügung gestellt) oder man kauft entsprechende Software Lizenzen, setzt einen Server auf und kümmert sich selbst um Software und Server Updates.

Fragen zur E-Mail Archivierung

Rechtskonforme E-Mail Archivierung

Rechtskonforme E-Mail Archivierung geht anders.

Jetzt wird der ein oder andere sicherlich Fragen zur E-Mail Archivierung haben. Im folgenden versuche ich Antworten auf die häufigsten Fragen zur E-Mail Archivierung zu geben. Wer spezifischere Fragen hat, der wendet sich am besten an seinen Datenschutzbeauftragten. Mitglieder von HändlerBund, Trusted Shops oder ähnlichen Anbietern, können auch versuchen, bei diesen Anbietern Informationen zur E-Mail Archivierung erhalten.

Die häufigsten Fragen zur E-Mail Archivierung im Überblick:

  • kann man nicht auch einfach XYZ machen?
  • auf welcher Grundlage wird die E-Mail Archivierung gefordert?
  • über welche Kosten reden wir hier?

Antworten auf diese Fragen sind im Netz bereits an vielen Stellen zu finden. So auch in den Artikeln im ESTUGO Blog. An dieser stelle möchte ich trotzdem nochmals auf die Fragen eingehen. Alternativen zu einer professionellen E-Mail Archivierung gibt es bislang keine. Dinge wie das Ausdrucken, Exportieren oder Weiterleiten von Mails scheiden definitiv aus. Auch Backups (Datensicherungen) der Mails sind keine Option. Um die revisionssichere E-Mail Archivierung kommt man als Händler daher nicht drum herum.

Die Grundlage – weshalb Unternehmen E-Mails archivieren müssen

E-Mail Archivierung ist seit 2017 keine Option mehr, sondern Pflicht. Jede Form der geschäftlichen Korrespondenz (Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge) muss archiviert werden. Viele von diesen geschäftlichen Vorgängen werden inzwischen mittels E-Mails erledigt. Genau daraus ergibt sich die Notwendigkeit der rechtssicheren und somit revisionssicheren Aufbewahrung (GoBD Kapitel 3.1-3.2.5).

So viel zur Grundlage der E-Mail Archivierungspflicht. Wenn man jetzt bedenkt, dass die Pflicht bereits seit dem 01.01.2017 besteht, dann sollte man wirklich zusehen, dass man sich schnellst möglich absichert. Kommt es nämlich zu einer Prüfung, dann könnte eine fehlende E-Mail Archivierung viel Ärger bereiten.

Was muss archiviert werden?
Im E-Mail Archiv müssen grundsätzlich E-Mails gespeichert werden, deren Inhalte eine geschäftliche oder steuerliche Relevanz haben. Dazu zählen z. B.:

  • Buchungsbelege
  • Empfangene und wiedergegebene Geschäfts- oder Handelsbriefe
  • Handelsbücher
  • Jahresabschlüsse
  • Inventare
  • Lageberichte
  • Bilanzen, z. B. zu Finanzen
  • Dokumente bzgl. der Organisation
  • Arbeitsanweisungen
  • Geschäftsabschlüsse
  • Änderungen des Auftrags
  • Alle sonstigen Mailinhalte, welche steuerlich oder geschäftlich relevant sind

Wie lange die entsprechenden E-Mails laut Gesetz von der Archivierung erfasst sein müssen, variiert. Um auf der sicheren Seite zu sein, speichern viele Unternehmen alle Mails mit geschäftlichen Daten grundsätzlich für 10 Jahre.

Die Kosten der E-Mail Archivierung
Ein weiterer Punkt sind wie bereits angesprochen, die Kosten. Je nach Volumen unterscheiden sich auch die Kosten. Glücklicherweise muss nicht jede Mail und jedes Postfach archiviert werden. Häufig reicht ein einziges Archivierungspostfach aus. Dies wiederum wirkt sich natürlich auch auf die Kosten aus.

E-Mail Archivierung wird inzwischen von immer mehr Anbietern angeboten. Die Kosten bewegen sich dabei zwischen 4,50 und 15 Euro pro Monat und Archiv. Bevor man jedoch das günstigste Angebot bucht, sollte man sich genau informieren. Denn Archiv ist nicht gleich Archiv.

So gibt es Anbieter, die zum Beispiel 5 GB Archivgröße im Vertrag inkludieren. Dabei handelt es sich um eine kleine Menge, die schnell überschritten sein wird. In diesem Fall werden dann zusätzliche Gebühren fällig und die können es in sich haben (z.B. ab 0,50 pro GB/Monat). ESTUGO hat hier einen anderen Ansatz gewählt und bietet ein Archiv mit 25 GB inklusivspeicher an. Jedes weitere GB Speicherplatz wird mit 3,50 EUR pro Jahr berechnet (entspricht 0,29 Euro/Monat).

E-Mail Archivierung – die Vorteile für Unternehmen

Ich bin ein großer Freund davon, die Vorteile von Situationen zu erkennen. Klar, auf den ersten Blick reden wir hier von einer Pflicht. Diese Pflicht geht zunächst mit Aufwand (Einrichtung) und Kosten für die Bereitstellung und Nutzung einher. Schaut man sich die E-Mail Archivierung allerdings im Detail an, so erkennt man schnell, das diese auch Vorteile für Unternehmen mit sich bringen kann.

Vorteile für Unternehmen

  • E-Mails schneller suchen und finden
  • Einhaltung von Datenschutzrichtlinien
  • Entlastung für den Mailserver
  • Am Jahresende müssen keine Rechnungen erneut angefordert werden
  • Schutz vor Datenverlusten, z.B. versehentlich gelöschter E-Mails

Dies sind nur einige der Vorteile, welche die E-Mail Archivierung mit sich bringt. Bei genauerem Hinsehen, entdecken Sie höchstwahrscheinlich weitere Mehrwerte. Das Thema ist wie eingangs schon erwähnt sehr umfassend, daher möchte ich an dieser Stelle einige Artikel mit weiterführenden Informationen nennen. Nur für den Fall, dass Sie ggf. weitere Fragen haben, welche dieser Artikel nicht hat beantworten können.

Weitere Artikel zum Thema E-Mail Archivierung
Informationen zu häufigen Irrtümern in Verbindung mit der E-Mail Archivierung finden Sie in diesem Artikel. Verschiedene Anbieter von Archivierungsprodukten werden in diesem Artikel vorgestellt.

Ein weiterer interessanter Aspekt, wird im Artikel „Rechnungen im E-Commerce: die richtige Archivierung machts“ geschildert.

Bildquellen

  • Rechtskonforme E-Mail Archivierung: piaxabay

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