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Die rechtskonforme E-Mail Archivierung nicht auf die leichte Schulter nehmen!

Rechtskonforme E-Mail Archivierung? Keine Neuigkeit und dennoch erstaunlich wenig beachtet: Schon seit 1. Januar 2017 gelten die gesetzlichen Regelungen zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff “. Anderthalb Jahre sind seit dem vergangen. Zeit, dies Thema noch einmal aufzugreifen und Antworten zu liefern.

Rechtskonforme E-Mail Archivierung = GoBD

Wer es kürzer mag, wird mit der Abkürzung besser klar kommen. Wie gesagt, die GoBD ist bereits seit Januar 2017 in Kraft, wird jedoch erst jetzt besonders interessant. Warum? Ganz einfach: Die Finanzämter werden erst ab diesem Jahr verschärft kontrollieren können, ob Unternehmen ihrer Pflicht nachkommen und die Grundsätze auch befolgen.

Was steht für Ihr Unternehmen auf dem Spiel?

Werden die gesetzlichen Regelungen nicht beachtet, kann es zur Neubewertung der Steuerpflicht kommen. In einigen Bereichen kann es gar zu Freiheitsstrafen führen (sofern ein Steuerstraftatbestand vorliegt, was aber vermutlich nur in ganz seltenen Fällen vorkommen wird.).
Aber Panik machen gilt nicht. Mit diesem Beitrag wollen wir noch einmal Ihre Aufmerksamkeit schärfen und auf ein paar relevante Dinge hinweisen die oft fälschlicherweise angenommen werden.

Für wen gilt die GoBD?

Der Einfachheit halber kann ganz allgemein gesagt werden: Die GoBD gilt erst einmal für jedes Unternehmen. Ausgenommen sind hier nur Nichtkaufleute wie bspw. Kleingewerbetreibende und Freiberufler. Allein anhand der Zahl der Mitarbeiter sollten Sie Ihre Pflicht nicht bewerten.

Was müssen Sie nun aber bei der Aufbewahrung beachten?

Jede Form der geschäftlichen Korrespondenz (Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge) muss archiviert werden. Viele von diesen geschäftlichen Vorgängen erledigen auch Sie mittlerweile sicherlich über E-Mails. Genau daraus ergibt sich die Notwendigkeit der rechtssicheren und somit revisionssicheren Aufbewahrung (GoBD Kapitel 3.1-3.2.5).

Sämtliche geschäftliche E-Mails – inklusive deren Anhänge-, so die gesetzliche Forderung, müssen fälschungssicher und untersuchbar gespeichert werden.

Was ist daran so schwierig?

Leider gehen fälschlicherweise viele Unternehmen davon aus, dass es genügt, diese Mails in ein separates Postfach zu verschieben, auszudrucken oder als Dokumente auf der Festplatte oder in der Cloud abzuspeichern. Rechtskonform ist das aber nicht. Abgesehen davon, dass gerade bei der Cloudspeicherung sicherlich auch der Datenschutz problematisch ist.

Was unterscheidet das gesetzliche Archivieren also vom Abspeichern? Nun, Fälschungssicher und untersuchbar bedeutet in jedem Fall auch, dass unliebsame Mails nicht im Bedarfsfall gelöscht werden können.

Genau da ist das Problem: Wie wollen Sie dem Finanzamt gegenüber beweisen, dass Sie keine E-Mails gelöscht haben, wenn Sie nur diejenigen vorweisen können, die da sind?

Unveränderte Speicherung bedeutet also, dass auch eine Löschung dokumentiert wird und dem Finanzamt ersichtlich ist.

Wir merken uns also, dass die reine Ablage auf keinen Fall diese Anforderungen der Unveränderbarkeit erfüllt! Weiterhin muss die Archivierung auch gewährleisten, dass die E- Mails einem bestimmten Geschäftsvorgang bzw. Buchungsbeleg zuzuordnen sind und darüber hinaus muss die E-Mail bzw. deren Anhang im Volltext recherchierbar sein.

Wie lange müssen E-Mails rechtssicher aufbewahrt werden?

Die Frage, wie lange diese Daten archiviert werden müssen hängt in erster Linie von ihrer Art ab. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollte man die geschäftlichen E-Mails für eine Dauer von 10 Jahren aufbewahren.
Ausführlich ist dies geregelt in den folgenden Gesetzestexten:

  • Für Deutschland: §§238, 257 HGB und § 147 AO
  • Für Österreich: § 189 UGB, §§ 131, 132 BAO,
  • Für die Schweiz: Vorschriften zur Buchführung, Aufbewahrung und Edition des schweizerischen OR, Revisionshandbuch der Schweiz, EstV

Welche E-Mails und Dokumente müssen archiviert werden?

Neben dem Blick in den § 238 Abs. 2 HGB und § 147 AO, empfiehlt es sich im Zweifelsfall pauschal einfach alles zu archivieren. Wer es etwas genauer wissen möchte: Ausführliche Hilfe bekommen Sie in z.B. in diesem ausführlichen Leitfaden der Kanzlei PSP, aber auch bei nahezu allen Steuerkanzleien und Wirtschaftsprüfern.

Der Bitkom e.V. hat einen ebenfalls sehr praktikablen Leitfaden herausgebracht: 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis

Wie kann ESTUGO helfen?

Eine serverseitige Lösung ist in diesem Kontext denkbar sicher und zugleich für Ihr Unternehmen komfortabel. In Zusammenarbeit mit unserem Partner HornetSecurity bieten wir Ihnen eine solche Lösung an.

Unser neuer Tarif E-Mail Archiv hilft Ihnen, durch die vollautomatische E-Mail Archivierung, den rechtlichen Anforderungen gelassen zu begegnen.

Die Vorteile im Überblick:

  • Rechtssicherheit für Ihr Unternehmen (Gewährleistung von einer vollständigen, unveränderten/ unveränderbaren, jederzeit verfügbaren und stets abrufbaren Dokumentation des E-Mail Verkehrs die zudem maschinell auswertbar sein muss)
  • Form des E-Mail-Backup (Umgehende und vollständige Wiederherstellung verlorener E-Mail Strukturen)
  • Sparen Sie Zeit und mithin Kosten! Dank einer einfachen Verwaltung und ausgereifter Suchalgorithmen mit verschiedenen Suchparametern können Sie schnell in Ihrem E-Mail Verkehr gezielt E-Mails wiederfinden.
  • Schafft Speicherplatz und bringt Ordnung in Ihr Postfach (Sie können so Ihre alten E- Mails, nach der Archivierung, aus den Postfächern löschen).
  • Archiv-Zugriff über den Revisionszugang lässt sich im Falle einer Revision in Sekundenschnelle einrichten.
  • Möglichkeit, private E-Mails zu markieren und von der Revision auszuschließen

→ Dieser Blogbeitrag dient lediglich der Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Eine Gewähr und Haftung für die Richtigkeit aller Angaben wird nicht übernommen

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One Response to Die rechtskonforme E-Mail Archivierung nicht auf die leichte Schulter nehmen!

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