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Clean Desk Policy

Die sogenannte „Clean Desk Policy“ findet man sehr häufig in amerikanischen Unternehmen. Mithilfe dieser Regelung möchte man mögliche Industriespionage vorbeugen. Aber wozu brauchen wir Clean Desk Policy in Deutschland?

Aufgeräumte Bürotische lassen Mitarbeiter effizienter arbeiten. Es müssen keine Dokumente, Zettel oder Formulare gesucht werden. Diese befinden sich in dafür vorgesehenen Schränken, Ablagen oder sind digital in Ordnern abgespeichert.

Aber die wichtigste Rolle hierbei spielt der Datenschutz. Liegen wichtige Dokumente auf überladenen Schreibtischen herum, können Reinigungsfirmen oder auch Firmenfremde Einsicht in diese Dokumente erlangen. Das kann weitreichende Konsequenzen haben wie zum Beispiel hohe Bußgelder. Firmen können wegen solcher Datenschutzfehler verklagt werden und das wird richtig teuer.

Um das zu verhindern, hier einige wichtige Punkte:

  • Selbstverständlich: beim Verlassen Ihres Büros den PC sperren und die Tür verschließen
  • Ihre Schlüssel zum Büro, Schreibtisch usw. sicher verwahren
  • Ihre Schlüssel nicht mit Aufschriften oder Anhängern kennzeichnen, aus denen hervorgeht, zu welchem Schloss sie passen
  • Ihre Unterlagen mit personenbezogenem Inhalt bei Abwesenheit unter Verschluss halten (Schrank, Schreibtisch)
  • Stellen Sie sicher, dass sich Besucherinnen und Besucher nur in Ihrem oder im Beisein eines anderen Mitarbeiters im Büro aufhalten; achten Sie darauf, dass Besucher/innen keine “fremden” personenbezogenen Daten zur Kenntnis nehmen können
  • keine Papier-Fehlkopien mit personenbezogenem Inhalt in den Papierkorb neben den Kopierer entsorgen
  • Unterlagen mit personenbezogenen Daten, die nicht mehr benötigt werden, vom übrigen Papierabfall getrennt in Ihrem Büro sammeln und alsbald vernichten (Schredder bzw. Aktenvernichtung – dabei sind die Aufbewahrungsfristen zu beachten)
  • keinem Unbefugten Zugriff auf Ihren Arbeitsplatz-PC und Ihre Fachanwendungen gewähren
  • darauf achten, dass der Bildschirm so ausgerichtet ist, dass kein Unbefugter/Besucher die Daten auf dem Bildschirm lesen kann
  • keinem Ihrer Kollegen die Möglichkeit geben, unter Ihrem Anmeldenamen zu arbeiten
  • einen passwortgeschützten Bildschirmschoner einsetzen
  • Ihr Passwort sorgfältig auswählen, geheim halten und nicht aufschreiben
  • nur die personenbezogenen Daten verarbeiten, die Sie für Ihr Aufgabengebiet benötigen
  • regelmäßig prüfen, welche Daten Sie nicht mehr benötigen und diese dann löschen
  • möglichst keine personenbezogenen Daten auf der Festplatte Ihres PCs speichern
  • personenbezogene Daten nur dann auf Datenträger (CD-ROMs, USB-Sticks etc.) kopieren, wenn dies unumgänglich ist
  • Datenträger (CD-ROMs, USB-Sticks usw.) verschlossen aufbewahren
  • “alte” oder defekte Datenträger (CD-ROMs, USB-Sticks usw.) nicht einfach wegwerfen, sondern sie beim Administrator zur zentralen Vernichtung abgeben
  • denken Sie auch darüber nach, ob Sie Festplatten (z.B. im Wartungsfall) aus der Hand geben dürfen
  • keine private Software oder private Datenträger mitbringen
  • keine unbekannten zusätzlichen Rechner (mobile oder stationäre) an das Netzwerk anschließen

Also, Clean Desk und Datenschutz sind in der heutigen Welt sehr wichtig. Nur leider sind die Büros dann leer und trist und wer mag gerne in solchen Büros arbeiten?

Ein wenig bunt darf es gern sein. Bilder an der Wand oder Pflanzen auf dem Tisch ist ein Muss, damit sich ein Arbeitnehmer im Arbeitsalltag auch wohl fühlen kann.

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