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Wissenswertes und Anbieter rund um E-Mail Archivierung

E-Mail Archivierung ist spätestens seit 2017 für alle Unternehmen Pflicht. Welche Anforderungen es hierbei zu beachten gibt und welche Partner Sie beim Archivieren unterstützen – wir sagen´s Ihnen!

E-Mail Archivierung: Darauf müssen Sie beim Archivieren achten

E-Mail Archivierung

Spätestens seit 2017 sind Unternehmen laut GoBD zur Archivierung geschäftlicher Mails verpflichtet. Wird die Pflicht vernachlässigt, drohen Strafen. Archiviert werden müssen sämtliche geschäftliche und steuerbetreffende Mails, welche in dieser Zeit oft der einzige Nachweis über den diesbezüglichen betrieblichen Kontakt und Daten sind. Gelöscht werden müssen private Mails von Mitarbeitern, Bewerberdaten sowie Online Nachrichten, deren Archivierung der Mitarbeiter nicht ausdrücklich zugestimmt hat.

Ausgehoben werden müssen folgende geschäftliche E-Mails:

  • empfangene sowie widergegebene Handels- und Geschäftsbriefe, z. B. Rechnungen
  • Buchungsbelege
  • Jahresabschlüsse
  • Handelsbücher
  • Lageberichte
  • Inventare
  • Dokumente zur Organisation
  • Änderungen eines Auftrages, z. B. vom Kunden
  • Bilanzen, beispielsweise zu Finanzthemen
  • Geschäftsabschlüsse, z. B. mit Kunden
  • Arbeitsanweisungen an Mitarbeiter
  • andere Mails mit geschäftlicher oder steuerlicher Relevanz

Archiviert ein Unternehmen solche E-Mail Daten, muss es dabei auf folgende Kriterien achten:

  • Original Form des Inhaltes
  • Ordnung
  • zeitliche Korrektheit
  • Sicherheit, z. B. vor Manipulation
  • Nachvollziehbarkeit
  • maschinelle Auswertbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Auffindbarkeit
  • Verfügbarkeit über den vorgegebenen Archivierungszeitraum hinweg

Da die Pflichtzeit zur Archivierung nicht bei jeder Mail gleich ist, heben viele Unternehmen sämtliche Mails aus Prinzip zehn Jahre auf. Hierfür kann eine Cloud oder ein spezieller Mail Server wie Mailstore genutzt werden. Beim Mail Server werden die elektronischen Nachrichten gemäß dem DSGVO, dem GoBD und weiterer Verordnungen abgespeichert. Weitere Services sind bei dem Mail Server enthalten. Somit erleichtern Sie solche Anbieter um diese unbeliebte Pflichtaufgabe im Unternehmen.

E-Mail Archivierung: Anbieter im Vergleich

Reddoxx

Diese Lösung wird als Appliance angeboten und beinhaltet drei Komponenten: Das Mail-Depot, Spam- und Virenschutz sowie Mailverschlüsselung nach S-Mime-Standard. Durch ein Lizenzmodell können die Komponenten einzeln verwendet werden. Der Verwalter kann zu einer Mail Domain einen LDAP-Verzeichnisdienst angeben. So landen Mails an falsche Adressen direkt im Spam Ordner. Die Appliance integriert sich bei Bedarf in mehrere unterschiedliche Verzeichnisdienste. Reddoxx ist für mittelgroße sowie große Unternehmen geeignet und beginnt kostenmäßig bei 340 Euro pro Verlängerung um 12 Monate plus höheren Kosten für die ersten 12 Monate.

EMA von Artec

Auch die einfach zu bedienende Archivlösung EMA Artec mit sehr guter Verzeichnisintegration setzt auf eine Appliance. Besonders für kleine Betriebe ohne eigenen Mailserver ist EMA von Artec geeignet. Es werden alle Nachrichten abgefangen, welche per POP3 oder SMTP geschickt werden. Dabei lernt die EMA die Nutzerkonten aus den Mail-Headern. Passende Accounts auf der Appliance werden vom POP3-Proxy generiert. Die zu archivierenden Nachrichten werden bei EMA anschließend verschlüsselt und signiert. Preislich beginnt EMA bei rund 2.800 Euro für die Small Business Edition.

Mailstore

Diese Lösung des Herstellers Deepinvent ist für kleinere und mittelgroße Unternehmen geeignet. Sie beinhaltet ein Archiv, zu welchem der Mailstore Client dem Kunden Zugriff gibt. Eingehende und ausgehende Nachrichten werden vom Mailstore Proxy abgefangen. Die Administration sowie Konfiguration sind hier einfach. Mit 300 Euro (5-User-Lizenz) sind Sie dabei.

E-Mail Archivierung: ESTUGO

Bei der ESTUGO E-Mail Archivierung wird von jeder aus- und eingehenden Mail eine Kopie angefertigt. Sie wird automatisch im Original und unveränderbar für bis zu zehn Jahren abgespeichert. Da für die Nutzung eines rechtskonformen E-Mail Archivs die Umstellung auf Hosted Exchange Pflicht ist, erhalten Sie das Paket Hosted Exchange Basic inklusive 5 GB Speicherplatz dazu. Des Weiteren sind Profi-Spamschutz, unbegrenzter Datentransfer und Virenschutz im Angebot enthalten. Pro Postfach liegen die Kosten bei 12,99 Euro bei einer Vertragslaufzeit von 12 Monaten.

Wenn Sie an der ESTUGO E-Mail Archivierung Interesse haben, wenden Sie sich dafür einfach an den Kunden Support. Hier wird man Ihnen zuverlässig und schnell weiterhelfen!

Fazit: E-Mail Archivierung

Da E-Mail Archivierung für Unternehmen zur Pflicht geworden ist, führt kein Weg mehr daran vorbei. Bei der Wahl des Anbieters gibt es von der Cloud bis zum speziellen E-Mail Server inzwischen zahlreiche Optionen. Bei den Angeboten sollte die Leistung mit dem eigenen Bedarf verglichen werden.

*Dieser Blogbeitrag enthält unbezahlte Werbung durch Nennung und Verlinkung.

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